Ngày tàn của email!

“Nô lệ” bất đắc dĩ

Giám đốc công ty tư vấn Get Organised (Mỹ) Clare Burgeu từng tin rằng mình đã có phương pháp quản lý thư điện tử hiệu quả. Tuy nhiên, trở về sau chuyến đi chơi kéo dài mười ngày, cô phát hiện mình có đến 10.000 email trong hộp thư đến. Chẳng kịp nghỉ ngơi, cô Burgeu đã phải bắt tay vào giải quyết công việc. Khi sự căng thẳng lên đến tận cùng, vị giám đốc này đã quyết định thử ngừng sử dụng email trong vòng một năm. Cô đặt chế độ trả lời tự động trong hòm thư để yêu cầu mọi người gọi điện trực tiếp cho mình. Với Burgeu, đó là quyết định đã làm thay đổi cuộc đời cô.

“Email là một công cụ ích kỷ”, cô Clare Burgeu nhận xét. "Mọi người liên tục gửi công việc cho nhau mà chẳng cần quan tâm rằng đối phương có muốn nhận nó hay không. Và kết quả là chúng ta sẽ trở thành “nô lệ” của email. Chúng ta luôn phải kiểm tra hộp thư đến của mình từ khi tỉnh dậy cho đến lúc lên giường đi ngủ”.

Đa số nhân viên văn phòng từng trải qua những giây phút căng thẳng giống như Burgeu khi phải nhận hàng trăm email suốt ngày đêm. Theo một nghiên cứu của các nhà khoa học Anh thì chính thư điện tử là một nguyên nhân khiến các nhân viên xao nhãng khỏi nhiệm vụ chính. Các nhà nghiên cứu ước tính, mỗi người sẽ phải mất trung bình 64 giây để trở lại làm việc sau khi kiểm tra email. Các nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng việc kiểm tra email (với nhiều thư rác) này có thể tiêu tốn hàng giờ đồng hồ mỗi ngày.

Lập lại thời gian biểu

Tại Van Meter, một công ty phân phối điện ở Mỹ thì việc thiết lập thời gian gửi email làm một phần nằm trong chương trình cải thiện văn hóa làm việc. Giám đốc điều hành Lura McBride của Van Meter đã bắt đầu chính sách này khi cô nhận ra mình luôn có thói quen tạt vào lề đường để giải quyết nốt công việc từ email trong khi bốn đứa con ngán ngẩm chờ đợi trên xe.

Vị nữ giám đốc này đã đề nghị với đội ngũ lãnh đạo cấp cao của công ty về việc ngừng gửi email nội bộ vào cuối tuần hay ngoài khoảng thời gian từ 7h-17h ngày thường. Cô cho rằng khi mọi người nghe thấy tiếng chuông báo email sau giờ làm, họ đều cảm thấy bị buộc phải kiểm tra hòm thư xem có gì quan trọng hay không. Việc ban hành chính sách này sẽ là một hành động tôn trọng thời gian nghỉ ngơi của các nhân viên trong công ty.

Hiện tại, Lura McBride và các nhân viên khác đôi khi vẫn phải làm thêm giờ. Tuy nhiên, nếu viết email cho ai đó, họ sẽ giữ lại và gửi nó vào sáng hôm sau, trừ trường hợp khẩn cấp.

Cô chia sẻ: “Ở cơ quan cũ của tôi, một số người luôn cảm thấy tự hào rằng mình đã làm việc chăm chỉ với bằng chứng là những email gửi lúc nửa đêm. Giờ đây, khi nghĩ lại, tôi thấy việc làm ấy thật đáng xấu hổ”.

Giải pháp thay thế

Hồi cuối năm ngoái, ngay khi nghe câu chuyện của Clare Burgeu, ông Lee Mallon - người sáng lập công ty tư vấn IT Rarely Impossible cũng đã quyết định áp dụng chính sách cấm email. Ông chia sẻ: “Tôi dùng điện thoại để kiểm tra thư điện tử khoảng 150 lần mỗi ngày. Việc nhận được quá nhiều email khiến tôi bị mất tập trung và cảm thấy phiền toái”.

Theo ông Mallon thì thách thức lớn nhất trong chính sách cấm sử dụng email là công ty phải tìm ra một chương trình khác có thể làm tốt nhiệm vụ phân công công việc và chia sẻ tài liệu. Trước đây, email được xem là “kho lữu trữ” và là phương tiện để tương tác với khách hàng. Tuy nhiên hiện nay, các nhân viên văn phòng có rất nhiều sự lựa chọn để giải quyết công việc. Để liên lạc nội bộ trong một văn phòng nhỏ, họ có thể trực tiếp gọi điện hoặc nhắn tin. Còn đối với việc chia sẻ thông tin và theo dõi dự án, họ sẽ sử dụng các chương trình như Skype, Dropbox hay Slack.

“Sự tương tác giữa đội ngũ nhân viên của tôi đã được cải thiện đáng kể”, ông Mallon cho biết. “Họ tiết kiệm được khoảng 20% thời gian làm việc so với trước đây bằng việc ngừng sử dụng email. Mọi vấn đề đều được giải quyết ngay lập tức”.

Bích Trâm