Hà Nội chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực

Chủ tịch UBND TP. Hà Nội Trần Sỹ Thanh kiểm tra quy trình vận hành Trung tâm Phục vụ hành chính công. (Ảnh: Quang Phong)

UBND TP. Hà Nội vừa ban hành chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 29/8/2025 về việc chấn chỉnh tình trạng một số cơ quan, đơn vị trên địa bàn vẫn yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực hoặc giấy tờ, tài liệu trong khi thông tin này đã được tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử.

Điều 8, Điều 9, Điều 10 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đã quy định, thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu; Khoản 1 Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định "Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính"; Khoản 6, Điều 9 Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ về định danh và xác thực điện tử quy định "Thông tin về danh tính điện tử và thông tin tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử có giá trị chứng minh, tương đương với việc cung cấp thông tin hoặc sử dụng, xuất trình giấy tờ, tài liệu có chứa thông tin đó trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công, các giao dịch và hoạt động khác".

Bên cạnh các kết quả đã đạt được, thực tế trên địa bàn thành phố vẫn còn tình trạng lạm dụng yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực; yêu cầu nộp giấy tờ, tài liệu trong trường hợp thông tin đã được tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử (ví dụ như: căn cước công dân, căn cước, giấy xác nhận nơi cư trú, giấy xác nhận thường trú, giấy xác nhận tạm trú,…) không cần thiết, gây phiền hà, tốn kém cho người dân, doanh nghiệp và lãng phí cho xã hội.

Để khắc phục, Chủ tịch UBND thành phố yêu cầu các cơ quan trong hệ thống chính trị của thành phố, các cơ quan Trung ương theo ngành dọc đóng trên địa bàn (Công an thành phố, Bộ Tư lệnh Thủ đô, Bảo hiểm xã hội, Thuế, Hải quan, Kho bạc, Ngân hàng Nhà nước, Thống kê…), các sở, ban, ngành, tổ chức chính trị – xã hội và Ủy ban nhân dân xã, phường nghiêm túc thực hiện: khi tiếp nhận hồ sơ chỉ yêu cầu nộp bản sao theo đúng quy định, không được đòi hỏi bản sao có chứng thực; không yêu cầu giấy tờ, tài liệu nếu thông tin đã được tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử; ưu tiên tái sử dụng dữ liệu điện tử sẵn có để giảm giấy tờ hành chính.

Công an thành phố có trách nhiệm đẩy mạnh tuyên truyền, hướng dẫn người dân sử dụng ứng dụng VNeID và tài khoản định danh các mức độ trong thực hiện thủ tục hành chính; đồng thời rà soát, làm sạch dữ liệu dân cư, đảm bảo cơ sở dữ liệu luôn "đúng – đủ – sạch – sống" trên VNeID.

Giám đốc các sở, thủ trưởng cơ quan, Chủ tịch UBND quận, huyện, xã, phường phải tổ chức quán triệt, tuyên truyền đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động về các quy định pháp luật liên quan; chấn chỉnh, kiểm tra và xử lý nghiêm những trường hợp yêu cầu sai quy định, gây phiền hà cho tổ chức, công dân. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố về kết quả thực hiện.

Sở GD&ĐT được giao hướng dẫn các cơ sở giáo dục thực hiện nghiêm quy định khi tiếp nhận hồ sơ của học sinh, sinh viên, học viên. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan triển khai, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho công chức cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời tham mưu phương án ủy quyền chứng thực để bảo đảm thống nhất trên toàn địa bàn. Sở Nội vụ phối hợp Sở Tư pháp, Thanh tra thành phố kiểm tra, xử lý các trường hợp vi phạm. Trung tâm Phục vụ hành chính công tăng cường giám sát việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, kịp thời báo cáo UBND thành phố.

Đặc biệt, UBND các xã, phường phải tiếp nhận đầy đủ hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định, đồng thời trả kết quả dưới dạng bản sao điện tử để thúc đẩy tái sử dụng dữ liệu trên môi trường số, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người dân và doanh nghiệp theo Nghị quyết số 03/2025/NQ-HĐND.

UBND thành phố kêu gọi các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tích cực thực hiện, đồng thời giám sát và phản hồi để cùng xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch, hiện đại, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.