Toàn cảnh AMM Retreat: Những đóng góp thầm lặng cùng tạo nên thành công

Hội nghị hẹp Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN (AMM Retreat), do Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao Phạm Bình Minh chủ trì, thảo luận định hướng ưu tiên ASEAN 2020, nhất là về xây dựng Cộng đồng, quan hệ đối ngoại của ASEAN, các vấn đề quốc tế và khu vực. Tuyên bố Báo chí của Chủ tịch Hội nghị nêu rõ: Đây là cuộc gặp đầu tiên của các Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN trong năm 2020 dưới chủ đề “ASEAN Gắn kết và Chủ động Thích ứng”.

Để có được những thành công bước đầu như vậy, không thể không kể đến sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo và sự góp sức của tất cả các cán bộ, nhân viên tham gia điều hành và phục vụ Hội nghị. Trong ảnh, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao Phạm Bình Minh và Thứ trưởng Bộ Ngoại giao Nguyễn Quốc Dũng, Trưởng đoàn quan chức cao cấp Việt Nam tại ASEAN trao đổi, rà soát lại nội dung trước khi bắt đầu Hội nghị AMM Retreat.

Theo đánh giá của ông Hoàng Anh Tuấn, Phó Tổng Thư ký ASEAN, "chủ nhà Việt Nam đã để lại ấn tượng tốt với các đồng nghiệp ASEAN về sự chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng; cách thức điều hành phiên họp ngắn gọn, hiệu quả, đi thẳng vào trọng tâm; công tác lễ tân hậu cần trọng thị, chu đáo, thể hiện sự mến khách". Trong ảnh: Phó Tổng Thư ký ASEAN Hoàng Anh Tuấn (bên trái) trao đổi với Thứ trưởng Ngoại giao Nguyễn Quốc Dũng.

Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Phạm Bình Minh trao đổi nhanh với ông Đặng Hoàng Giang (ngoài cùng bên trái) - Trợ lý Ủy viên Bộ Chính trị, Phó Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và ông Vũ Hồ (người đứng giữa) - Vụ trưởng Vụ ASEAN, Bộ Ngoại giao trước "Giờ G".

Những giây phút "chạy nước rút" để chuẩn bị bắt đầu Hội nghị AMM Retreat. Trang phục các đại biểu nam dự AMM Retreat có phần "không chính thức", nghĩa là com-lê không kèm cà-vạt.

Một phần của đội ngũ chuẩn bị nội dung cho Hội nghị, Vụ trưởng Vụ ASEAN Vũ Hồ cùng các cán bộ trong Vụ. Những hôm chuẩn bị nội dung "xuyên đêm" trở thành "chuyện thường ngày ở huyện" của các cán bộ Vụ ASEAN, đặc biệt là trong Năm ASEAN với khối lượng công việc vô cùng nhiều.

Các tài liệu chuẩn bị cho Hội nghị cần phải đầy đủ và cập nhật.

Một phần không thể thiếu là đội ngũ những người làm công tác lễ tân, chăm chút cho các đoàn từ khâu đăng ký, đặt vé máy bay, thu xếp phòng khách sạn, đưa đón, lên chương trình... Trong những ngày chuẩn bị Hội Nghị, các cán bộ Cục Lễ tân Nhà nước, Bộ Ngoại giao thường xuyên làm việc ở cơ quan đến tối mịt mới về, điện thoại lúc nào cũng trong tình trạng "nóng", sẵn sàng chờ bất cứ cuộc gọi đột xuất nào.

Trong Hội nghị, đội ngũ lễ tân giống như "dâu trăm họ", phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của từng đoàn, từng đại biểu. Trong ảnh, Cục trưởng Cục Lễ tân Nhà nước Mai Phước Dũng (ngoài cùng bên phải) đang xử lý một tình huống "ngoài dự kiến" chăng?

Toàn bộ cơ sở vật chất phục vụ cho Hội nghị phải đảm bảo chỉn chu, từng lá cờ cũng phải được là phẳng phiu.

Công tác kiểm tra phòng ốc liên tục và thường xuyên để đảm bảo nơi diễn ra sự kiện hoàn hảo... đến từng centimét. Trong ảnh, cán bộ Cục Lễ tân tiếp tục điều chỉnh lại từng chi tiết của phòng Hội nghị lúc 11h giờ đêm 16/1.

Công tác báo chí là một điểm nhấn của Hội nghị AMM Retreat 2020. Trong ảnh, Đại sứ Nguyễn Nguyệt Nga (giữa), Phu nhân Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao Phạm Bình Minh, bà Trần Thị Bích Vân (ngoài cùng bên phải), Phu nhân Thứ trưởng Nguyễn Quốc Dũng, Chủ tịch Nhóm Phụ nữ Cộng đồng ASEAN tại Hà Nội trao đổi với bà Lê Thị Thu Hằng, Vụ trưởng Vụ Thông tin báo chí, Bộ Ngoại giao về chương trình hoạt động báo chí của Hội nghị.

Trung tâm báo chí phục vụ Hội nghị, xuất phát điểm của hàng loạt tin, bài cập nhật thường xuyên về các hoạt động diễn ra trong khuôn khổ AMM Retreat 2020. Khoảng 100 phóng viên, nhà báo thuộc các cơ quan báo chí ASEAN và quốc tế đăng ký đưa tin về Hội nghị.

Góc cung cấp thông tin, hỗ trợ cơ sở vật chất về nơi ăn ở, nơi tổ chức Hội nghị. Các thông tin luôn được cập nhật kịp thời và đầy đủ.

Đội ngũ liên lạc viên (LO) là một bộ phận không thể thiếu trong các Hội nghị quốc tế. Trẻ trung, năng động, chu đáo và tất nhiên, giỏi ngoại ngữ là đặc điểm dễ nhận thấy của đội ngũ LO phục vụ AMM Retreat 2020.

LO là người theo sát các hoạt động của Trưởng đoàn ASEAN. Trong ảnh, LO Lương Hoàng Giáp - cán bộ Trung tâm hướng dẫn báo chí nước ngoài, Bộ Ngoại giao phục vụ đoàn Ngoại trưởng Lào.

Những tình nguyện viên là sinh viên đến từ các trường Đại học thuộc tỉnh Khánh Hòa. Họ sẵn sàng hỗ trợ các đại biểu và rất nhiệt tình giải đáp câu hỏi nào liên quan đến những địa danh nổi tiếng của tỉnh Khánh Hòa.

Hoạt động của Phu nhân, Phu quân Ngoại trưởng ASEAN trong khuôn khổ AMM Retreat được sự phối hợp tổ chức rất tận tình và chu đáo của địa phương. Đoàn đã tham quan Tháp Bà Ponagar, thăm Trung tâm Phục hồi chức năng và Giáo dục trẻ em khuyết tật Khánh Hòa và làng yến Mai Sinh.

Lãnh đạo, nhân viên tỉnh, Tháp Bà Ponagar là những người đồng hành xuyên suốt trong chương trình Phu nhân, Phu quân Ngoại trưởng ASEAN. Trong bất kỳ hoạt động nào, Đoàn cũng nhận được sự tiếp đón niềm nở, chu đáo và thân mật.

Các em nhỏ tại Trung tâm Phục hồi chức năng và Giáo dục trẻ em khuyết tật Khánh Hòa đã biểu diễn những tiết mục văn nghệ dành tặng cho Phu nhân, Phu quân các Ngoại trưởng ASEAN khi đoàn đến thăm Trung tâm.

Thành công của Hội nghị còn là sự tham gia của đội ngũ những chiến sĩ công an, nhân dân tỉnh Khánh Hòa. Những hình ảnh trên không thể nói hết sự đóng góp của tất cả những cán bộ, nhân viên tham gia phục vụ AMM Retreat 2020 - những người đã thực sự là một phần trong thành công đầu tiên cho Năm Chủ tịch ASEAN 2020 của Việt Nam.