Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Tổng hợp một số quy định, giải đáp quan trọng về chốt sổ BHXH 2023 mà kế toán, nhân sự, người lao động cần lưu ý.

Thứ tự tạm giữ giấy tờ của người vi phạm giao thông Quy định hiệu lệnh dừng xe của CSGT mới nhất từ ngày 15/9/2023 Từ ngày 15/9, người dân không được kiểm tra chuyên đề của CSGT

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động

Căn cứ quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 thì khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động có trách nhiệm tương ứng như sau:

- Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

+ Doanh nghiệp không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

+ Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

+ Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

+ Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

- Tiền lương, BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

- Doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

+ Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu doanh nghiệp đã giữ của người lao động;

+ Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do doanh nghiệp trả.

Như vậy: Căn cứ quy định nêu trên thì khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (hay thực tế gọi là chốt sổ BHXH) cho người lao động.

Do đó, người làm kế toán, nhân sự trong doanh nghiệp cần lưu ý quy định này để thực hiện công việc cần thiết để chốt sổ BHXH cho người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.

Người lao động tự chốt sổ BHXH được không?

Căn cứ quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 thì doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu doanh nghiệp đã giữ của người lao động.

Bên cạnh đó, Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng quy định doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy có thể thấy việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm của doanh nghiệp và được thực hiện với sự phối hợp của cơ quan BHXH.

Do đó, người lao động không thể tự mình chốt sổ BHXH tại cơ quan BHXH sau khi đã nghỉ việc dù có nghỉ việc đúng luật hay nghỉ ngang, mà phải quay trở lại công ty cũ để yêu cầu họ thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cho mình.

Mức phạt doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động

Căn cứ quy định tại Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì doanh nghiệp không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt như sau:

- Từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

- Từ 4 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

- Từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

- Từ 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

- Từ 30 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn buộc phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định.

Người lao động cần làm gì khi doanh nghiệp không chốt sổ BHXH?

Căn cứ quy định tại Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì người lao động có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về BHXH, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Do đó, trường hợp người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động nhưng doanh nghiệp không thực hiện chốt sổ BHXH theo quy định thì đầu tiên, người lao động cần liên hệ doanh nghiệp và yêu cầu doanh nghiệp chốt sổ BHXH cho mình.

Nếu doanh nghiệp vẫn không thực hiện chốt sổ BHXH theo quy định thì người lao động có thể gửi đơn khiếu nại đến Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để được giải quyết theo thẩm quyền.

Thủ tục chốt sổ BHXH 2023

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, người sử dụng lao động thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội theo trình tự dưới đây:

Bước 1: Báo giảm lao động

Trước khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động.

- Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ báo giảm lao động gồm:

+ Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)

+ Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động (01 bản/người);

- Người sử dụng lao động gửi hồ sơ báo giảm lao động trực tiếp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc gửi qua đường bưu điện.

- Sau khi báo giảm BHXH thành công, có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

- Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:

+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

+ Sổ bảo hiểm xã hội

+ Các tờ rời bảo hiểm xã hội.

+ Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (hoặc giấy tờ khác liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động).

+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động(01 bản/người);

- Người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc nộp qua đường bưu điện.

Thời gian chốt sổ BHXH

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

- Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

- Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

- Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Như vậy, theo quy định thì thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ không quá 14 ngày và trong trường hợp đặc biệt theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 thì thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội tối đa không quá 30 ngày.