| Khi trao danh thiếp đối ngoại, lưu ý trao phía trước mặt, bên tay phải của khách; dùng hai tay để trao danh thiếp. (Nguồn: Wa-shoku) |
Mẫu in danh thiếp xin tham khảo quy chế về in và sử dụng danh thiếp đối ngoại của Bộ Ngoại giao và các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài ban hành kèm theo Quyết định số 558/2019/QĐ-BNG ngày 06/3/2019 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, trong đó có một số điểm cần lưu ý.
Quy chế in danh thiếp đối ngoại
Danh thiếp đối ngoại là thiếp ghi họ tên, chức danh, kèm theo các thông tin liên lạc (bao gồm địa chỉ, số điện thoại, số fax, email) dùng để giao dịch đối ngoại; được in ngang bằng mực đen trên giấy trắng, có kích thước khoảng 5,5cm x 9,0cm, phông chữ UTM God’d Word.
Quốc huy trên danh thiếp in màu vàng và đỏ, chuẩn theo quy định đối với Quốc huy trong Hiến pháp Việt Nam 2013.
Danh thiếp của Thủ trưởng cơ quan đại diện, cán bộ có chức danh Đại sứ đang công tác nhiệm kỳ tại các tổ chức quốc tế ở nước ngoài, có in Quốc huy phía trên họ tên, chức danh; các thông tin liên lạc in trên danh thiếp do cá nhân quyết định; có thể in một số thông tin liên lạc của thư ký.
Danh thiếp của cán bộ ngoại giao, viên chức lãnh sự, cán bộ mang hộ chiếu công vụ tham gia hoạt động đối ngoại trực tiếp tại các cơ quan đại diện, có in Quốc huy phía trên tên cơ quan đại diện, họ tên, chức danh (in theo Quyết định bổ nhiệm, có thể in thêm chức danh do Trưởng cơ quan đại diện phân công), địa chỉ cơ quan, số điện thoại và số fax của cơ quan.
Danh thiếp của phu nhân/phu quân Trưởng cơ quan đại diện không in Quốc huy; có in đầy đủ chức danh, họ tên của chồng hoặc vợ và một số thông tin liên lạc.
Danh thiếp có thể in một mặt (một ngôn ngữ) hoặc hai mặt (một mặt tiếng Việt, một mặt tiếng Anh hoặc một tiếng nước ngoài khác phù hợp với yêu cầu đối ngoại).
Sử dụng danh thiếp
Việc sử dụng danh thiếp không có quy định chính thức, do vậy, thực hiện theo thông lệ giao tiếp ngoại giao. Khi đi tiếp xúc, gặp gỡ, luôn chuẩn bị sẵn danh thiếp ở nơi dễ lấy nhất, tránh trường hợp mình không có danh thiếp để trao lại khi đối tác chủ động trao danh thiếp cho mình để tự giới thiệu.
Khi trao danh thiếp, lưu ý trao phía trước mặt, bên tay phải của khách; dùng hai tay để trao danh thiếp.
Khi nhận danh thiếp, cần nhận bằng hai tay; cúi đầu chào về hướng danh thiếp; sau khi nhận danh thiếp nên xem ngay, có thể đề nghị chủ danh thiếp giúp phát âm đúng tên họ, cách gọi tên ngắn gọn hoặc thân mật hay xác định danh tính ghi trong danh thiếp, sau đó có thể bỏ vào túi áo, túi xách hoặc sổ tay, không nên cho danh thiếp vào túi quần hoặc vừa cầm vừa mân mê hay xem đi xem lại nhiều lần. Tránh nhoài người qua bàn để chuyển danh thiếp hoặc cầm một chồng danh thiếp phân phát cho mọi người.
Trước đây, trong ngoại giao thường sử dụng danh thiếp có ghi một số chữ thường, viết tắt chữ đầu của tiếng Pháp và viết bằng bút chì gửi để chúc mừng năm mới (p.f.n.a), chúc mừng Quốc khánh (p.f.n), chúc mừng sinh nhật (p.f.a), để cảm ơn (p.r), để chia buồn (p.c),… nhưng ngày nay hình thức này không còn phổ biến nữa.