Lễ tân Bộ Ngoại giao thêm chức năng lễ tân nhà nước có những nhiệm vụ nào?

Đối với Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao thì nhiệm vụ chính và quan trọng là đảm bảo và tạo các điều kiện thuận tiện để các Cơ quan đại diện ngoại giao đóng tại nước mình thực hiện có kết quả chức năng và nhiệm vụ của họ phù hợp với các điều khoản của Công ước Vienna 1961. Nói cách khác, bằng công việc thực tế của mình, Vụ Lễ tân thúc đẩy sự phát triển các mối quan hệ ngoại giao, giúp đỡ các Cơ quan đại diện nước ngoài và các cán bộ của họ trong hoạt động hàng ngày. Mặt khác, Vụ cũng thường xuyên nhắc nhở họ tôn trọng luật pháp nước tiếp nhận.

Những lễ tiết liên quan đến Đoàn ngoại giao mà Vụ Lễ tân phải đảm nhiệm là tổ chức các cuộc đón tiễn các trưởng Cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức lễ trình Thư ủy nhiệm, tổ chức các hoạt động tham quan, giải trí cho Đoàn Ngoại giao, mời Đoàn Ngoại giao tham dự các sự kiện lễ tiết quan trọng của nước mình, giúp đỡ các Cơ quan đại diện ngoại giao tổ chức các lễ tiết nhân dịp kỷ niệm các sự kiện quan trọng của nước họ.

Nếu được giao thêm một số chức năng lễ tân nhà nước thì Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao thông thường phải đảm nhiệm thêm các công việc lễ tân liên quan đến đối ngoại như tổ chức đón tiếp các đoàn đại biểu cấp cao nước ngoài đến thăm (tham gia chuẩn bị các đề án đón tiếp, chương trình hoạt động, tổ chức thực hiện các biện pháp đề ra, giúp đỡ về lễ tân cho các cơ sở và các địa phương đoàn đến thăm...) cũng như các công việc liên quan đến chuẩn bị và tham gia thực hiện các chuyến thăm viếng nước ngoài của đoàn Cấp cao (làm dự thảo chương trình, tổ chức lễ tân, chuẩn bị về mặt vật chất và phương tiện đi lại, tham gia đoàn tùy tùng theo dõi thực hiện chương trình hoạt động của đoàn...).

Tại một số nước, Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao với tính chất thống nhất của Nhà nước còn phải phụ trách việc gửi và trả lời các điện mừng và chia buồn liên quan đến Nguyên thủ Quốc gia, Thủ tướng Chính phủ cũng như tổ chức trao tặng và đón nhận huân chương, huy chương liên quan đến nước ngoài.

Hiện nay, tại nhiều nước, Vụ Lễ tân đặt ở Bộ ngoại giao vừa phụ trách Lễ tân Ngoại giao, vừa phụ trách một số chức năng Lễ tân Nhà nước. Ở Pháp và một số nước, Vụ trưởng Lễ tân là người cao nhất chịu trách nhiệm về mọi mặt nghi lễ, cả đối nội lẫn đối ngoại, trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, đồng thời là người chịu trách nhiệm trực tiếp về mọi mặt nghi lễ liên quan đến Nguyên thủ Quốc gia, kể cả ở trong lẫn ngoài nước. Tất cả các chuyến đi thăm nước ngoài cũng như thăm các địa phương trong nước của Nguyên thủ Quốc gia đều do Vụ trưởng Lễ tân chịu trách nhiệm chuẩn bị và tham gia đoàn tùy tùng.

Ở một số nước, Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao được phân công thêm một số chức năng Lễ tân Nhà nước thì thường có các Phó Vụ trưởng để phân công chịu trách nhiệm phụ trách đối với các hoạt động của Bộ Ngoại giao, các hoạt động lễ tân của Thủ tướng Chính phủ.

Mỗi khi có hoạt động lễ tiết liên quan đến Nguyên thủ Quốc gia hoặc khi Nguyên thủ Quốc gia thực hiện một chuyến thăm địa phương hay chính thức nước ngoài thì Vụ trưởng Lễ tân sẽ là người chịu trách nhiệm điều phối tổ chức thực hiện. Vụ trưởng Lễ tân sẽ huy động các viên chức Lễ tân Ngoại giao để giúp mình.

Còn đối với Thủ tướng Chính phủ thì thường có một Phó Vụ trưởng cùng vài viên chức Lễ tân Ngoại giao biệt phái sang Phủ Thủ tướng để thực hiện công việc về lễ tân liên quan đến Thủ tướng, dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phòng Thủ tướng, Phó Vụ trưởng Lễ tân và các viên chức lễ tân được biệt phái sang Phủ Thủ tướng hoạt động độc lập với Vụ Lễ tân Ngoại giao nhưng có sự phối hợp chặt chẽ và sau một nhiệm kỳ lại quay lại trở lại Vụ Lễ tân Bộ ngoại giao.

Xuất phát từ thực tiễn này, thông thường tại các nước đó khi đề cử Vụ trưởng Lễ tân cần có ý kiến của Nguyên thủ Quốc gia, khi đề cử Phó Vụ trưởng Lễ tân phụ trách lễ tân cho Thủ tướng cần có ý kiến của Thủ tướng. Nhiệm kỳ của Vụ trưởng Lễ tân thường được kéo dài đề phù hợp với nhiệm kỳ của Nguyên thủ Quốc gia.