| Kỷ niệm 75 năm Quốc khánh Việt Nam tại Hungary. (Nguồn: ĐSQ Việt Nam tại Hungary) |
Khi xây dựng thực đơn chiêu đãi Quốc khánh, Cơ quan đại diện có thể tự chuẩn bị hoặc đề nghị khách sạn nấu một số món Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện tự chuẩn bị và mang đến.
Khi lập chương trình chiêu đãi Quốc khánh, cần lên kế hoạch phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cán bộ ở từng vị trí khác nhau: người bao quát chung toàn bộ tiệc, người đón khách VIP, người theo dõi phục vụ đồ ăn, đồ uống để điều chỉnh kịp thời khi cần thiết, người liên lạc cho Trưởng Cơ quan đại diện, người dẫn chương trình, phiên dịch…
Bố trí khu vực đón khách/bàn đăng ký khách/chụp ảnh, sơ đồ phòng tiệc, bàn tiệc. Khi tiệc bắt đầu, cần cử đại diện đón khách cho đến khi kết thúc phần phát biểu. Bố trí cán bộ đến sớm để nhận hoa/quà chúc mừng.
Cử người đón khách danh dự. Nếu điều kiện cho phép, bố trí phòng VIP để đón khách danh dự và một số khách VIP.
Khi bắt đầu tiệc, Đại sứ vào phòng VIP mời khách danh dự vào khán phòng để bắt đầu buổi chiêu đãi.
Tại tiệc chiêu đãi, việc đọc diễn văn, cử Quốc thiều, hát Quốc ca, Cơ quan đại diện thực hiện theo quy định, thông lệ lễ tân của địa bàn.
Cơ quan đại diện nên thu xếp để Trưởng Cơ quan đọc bài phát biểu ngắn gọn, khách chính có lời phát biểu chúc mừng.
Kịch bản thông thường gồm:
* Văn nghệ mở màn;
* MC mời quan khách ổn định, mời chủ tiệc và khách danh dự lên hàng trên cùng hoặc lên sân khấu;
* Cử Quốc thiều Việt Nam và Quốc thiều nước sở tại;
* Giới thiệu đại biểu tham dự;
* Chủ tiệc phát biểu;
* Khách danh dự phát biểu;
* Nghi lễ cắt bánh (tùy theo địa bàn), hoặc chụp ảnh chung;
* Chúc rượu, khai tiệc;
* MC tuyên bố kết thúc chương trình, cảm ơn quan khách.
Khi tiệc gần kết thúc, Trưởng Cơ quan đại diện và phu nhân/phu quân ra cửa để tiễn khách.
Tùy theo thông lệ lễ tân tại địa bàn, sau tiệc chiêu đãi, Trưởng Cơ quan đại diện có thể có thư cảm ơn những vị khách cấp cao đã đến dự sự kiện.