Trước khi đến nước tiếp nhận, Đại sứ cần nhận được các thông tin cần thiết về cách tiếp đón ở sân bay (hoặc ga xe lửa) và trình tự công việc cho đến ngày trình Thư Ủy nhiệm. Nếu một nước nào đó còn có tập quán khi Đại sứ đến có lời phát biểu ngắn với báo chí thì Đại biện lâm thời cũng cần báo trước cho Đại sứ để chuẩn bị.
Khi có thông tin chính xác về ngày, giờ Đại sứ đến và đi bằng phương tiện nào, Đại sứ quán cần thông báo cho Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận và cho các Đại sứ quán khác biết (nếu có tập quán các Đại sứ nước ngoài tham gia đón đồng nghiệp tại nhà ga). Khi Đại sứ đến, Đại biện lâm thời giới thiệu Đại sứ với Đại diện Vụ Lễ tân và các Đại sứ nước ngoài (nếu có) ra đón.
Cần nói thêm là việc đón Đại sứ ở sân bay (hoặc ga xe lửa) không mang tính chất chính thức. Đại sứ thường được coi là chưa công khai cho tới khi trình Thư Ủy nhiệm lên Nguyên thủ quốc gia nước tiếp nhận. Tuy nhiên, nước tiếp nhận cũng thường dành cho tân Đại sứ các thuận lợi về hải quan và nhập cảnh. Một đại diện Vụ Lễ tân, thường là cấp Phó Vụ trưởng, có nước Vụ Lễ tân chỉ cử cán bộ ra đón, hôm sau Vụ trưởng hoặc Phó Vụ trưởng đến gặp Đại sứ.
Có nước quy định nếu Đại sứ đến tối thứ Sáu, ngày thứ Bảy và Chủ nhật thì không có đại diện Vụ Lễ tân mà chỉ có đại diện sân bay đón. Có nước quy định nếu đến trong khoảng thời gian từ 0h-6h sáng thì sẽ không có ai đón.
Sau khi Đại sứ đến nước tiếp nhận, Đại sứ quán thu xếp cuộc thăm tiếp xúc đầu tiên của Đại sứ với lãnh đạo Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao. Bước thứ hai là sắp xếp để Đại sứ trao bản sao Thư Ủy nhiệm.
Ở những nước Vụ trưởng Vụ Lễ tân được Bộ trưởng Ngoại giao ủy quyền nhận bản sao Thư Ủy nhiệm của Đại sứ nước ngoài thì cuộc tiếp xúc đầu tiên với Lãnh đạo Vụ Lễ tân cũng là để trao bản sao Thư Ủy nhiệm. Giai đoạn cuối cùng là lễ trình Thư Ủy nhiệm lên Nguyên thủ quốc gia nước tiếp nhận, sự kiện kết thúc quá trình nhậm chức của Đại sứ.