| Ảnh minh họa: Đại sứ Việt Nam tại Ấn Độ Phạm Sanh Châu (thứ hai, từ trái) nói chuyện với Vụ trưởng Lễ tân Bộ Ngoại giao Ấn Độ trước buổi lễ trình quốc thư lên Tổng thống Ấn Độ vào tháng 11/2018. (Nguồn: FBCN) |
Đại sứ chỉ lên đường sang nước tiếp nhận để nhận nhiệm vụ hoặc đến nước kiêm nhiệm để trình Quốc thư sau khi đã được nước tiếp nhận trả lời chấp thuận bằng công hàm. Các nước đều có quy định thời gian tối thiểu (mấy ngày làm việc) trước ngày trình Quốc thư Đại sứphải có mặt ở nước sở tại.
Quốc thư
Trên cơ sở Quyết định của Chủ tịch nước và thông tin về tên, chức danh đầy đủ của Nguyên thủ Quốc gia, Quốc hiệu, thủ đô nước tiếp nhận do Vụ khu vực cung cấp, Cục Lễ tân sẽ soạn thảo Quốc thư (gồm Thư ủy nhiệm Đại sứ mới – Letter of Credence và Thư triệu hồi Đại sứ tiền nhiệm – Letter of Recall) trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ký tắt, sau đó trình Chủ tịch nước ký chính thức.
Trước khi đi nhận nhiệm vụ, Đại sứ đến Cục Lễ tân Nhà nước nhận Quốc thư để mang theo. Quốc thư tại mỗi nước (kể cả nước kiêm nhiệm) gồm: hai bản chính (một bản để trình lên Nguyên thủ Quốc gia nước tiếp nhận, một bản để Đại sứ lưu), một bản sao (bản sao này không có chữ ký và không đóng dấu) để Đại sứ trình đại diện Bộ Ngoại giao (có thể là Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng hoặc Vụ trưởng Vụ Lễ tân tùy theo quy định của từng nước) trước khi trình chính thức. Đại sứ có trách nhiệm kiểm tra kỹ các thông tin ghi trong Quốc thư, nếu thấy có sai sót hoặc bạn đã thay đổi Nguyên thủ Quốc gia thì yêu cầu làm lại Quốc thư.
Liên hệ và nắm rõ tình hình nước bạn
Sau khi có chấp thuận của nước bạn, Đại sứ có thể chào xã giao Đại sứ bạn tại Hà Nội để làm quen và trao đổi về tình hình quan hệ hai bên.
Trước khi lên đường đi nhận nhiệm vụ, Đại sứ thông báo cho Đại sứ quán ta ngày, giờ, chuyến bay sẽ đến thủ đô nước tiếp nhận. Đại sứ quán thông báo cho Bộ Ngoại giao (Vụ Lễ tân) nước tiếp nhận các thông tin trên để Vụ Lễ tân cử các cán bộ ra sân bay đón và hỗ trợ Đại sứ quán làm các thủ tục tại sân bay (tùy theo quy định của từng nước).
Ở những nước có tập quán Đại sứ các nước ASEAN ra sân bay đón Đại sứ nước thành viên thì Đại sứ quán gửi công hàm thông báo và mời Đại sứ, Đại biện các nước ASEAN ra sân bay đón Đại sứ ta.
Đại sứ quán liên hệ với Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận để nắm các quy định, tập quán lễ tân, nhất là những vấn đề về nghi thức lễ trình Quốc thư, trang phục, quà tặng để báo cáo Đại sứ đã được bổ nhiệm chuẩn bị trước khi đi.