| Đại sứ Nguyễn Hùng cùng cán bộ Đại sứ quán Việt Nam tại Ba Lan và các khách mời tại Lễ kỷ niệm 75 năm Quốc khánh và 70 năm thiết lập quan hệ ngoại giao Việt Nam-Ba Lan. (Nguồn: ĐSQ Việt Nam tại Ba Lan) |
Nhân dịp Quốc khánh 2/9 các năm chẵn, năm tròn, Trưởng Cơ quan đại diện tổ chức tiệc chiêu đãi kỷ niệm.
Đối với Quốc khánh các năm lẻ, tùy theo tình hình thực tế, Trưởng Cơ quan đại diện có thể tổ chức tiệc chiêu đãi.
Tiệc chiêu đãi nhân dịp Quốc khánh nên là tiệc tiếp tân. Thành phần khách mời có đại diện lãnh đạo, các quan chức, bạn bè nước sở tại, tổ chức quốc tế, đoàn ngoại giao, lãnh sự, các phái đoàn khác, đại diện cộng đồng Việt Nam…
Danh nghĩa mời là Trưởng Cơ quan đại diện và phu nhân/phu quân (nếu có mặt ở nước tiếp nhận).
Từ đầu năm, Cơ quan đại diện liên hệ với các Cơ quan đại diện có Quốc khánh vào cuối tháng 8 và đầu tháng 9 để trao đổi lịch tổ chức quốc khánh, tránh tổ chức tiệc chiêu đãi trùng thời gian với các hoạt động lớn hoặc chiêu đãi lớn của Cơ quan đại diện khác có mời đoàn ngoại giao.
Có thể phối hợp tổ chức nhân dịp đón đoàn cấp cao; mời đoàn văn nghệ trong nước sang biểu diễn trong các dịp đặc biệt.
Sự kiện có thể được tổ chức tại trụ sở Cơ quan đại diện hoặc ở một địa điểm khác (khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện). Trong trường hợp địa điểm tổ chức không phải trụ sở Cơ quan đại diện, cần tiến hành giữ chỗ sớm (trước 3 - 6 tháng).
Gửi Công hàm “giữ ngày” (save the date) cho Bộ Ngoại giao bạn và các Cơ quan đại diện khác nếu cần thiết.
Trước 3 tháng, thông báo kế hoạch tổ chức chiêu đãi cho Vụ Lễ tân/ Vụ Khu vực sở tại để hỗ trợ thủ tục tổ chức, mời giúp khách danh dự và lãnh đạo sở tại.