Để thể hiện tính lịch thiệp, nhiều Chính phủ khi nhận được yêu cầu chấp thuận thường trả lời sớm, thông thường là một vài tuần, có trường hợp chỉ một vài ngày.
Tuy nhiên, có những nước do thủ tục phải qua nhiều cấp, nên thời gian xem xét kéo dài, có khi sau 2 hoặc 3 tháng mới trả lời. Một số nước chú ý đến nguyên tắc có đi có lại, căn cứ vào thời gian bao lâu Đại sứ của nước mình nhận được trả lời chấp thuận của nước kia thì mới có câu trả lời. Cũng có trường hợp do tiểu sử Đại sứ có điểm không rõ ràng, nước tiếp nhận cần xem xét hoặc yêu cầu bổ sung, do đó, thời gian chấp thuận cũng bị kéo dài. Có nước có tập quán chỉ trả lời chấp thuận Đại sứ mới sau khi Đại sứ cũ rời nước đó.
Công ước Vienna năm 1961 dành cho mỗi quốc gia quyền không phải giải thích lý do từ chối chấp thuận. Theo tập quán, thường không có trả lời chính thức việc không chấp thuận. Việc không trả lời được coi là biểu hiện của việc không mong muốn tiếp nhận cá nhân đó làm Đại sứ.
Tuy nhiên, cũng có trường hợp nước tiếp nhận chủ động giải thích. Thông thường, nếu lý do từ chối được coi là chính đáng thì nước cử đi cũng thông cảm và không có phản ứng. Cũng có trường hợp, để tỏ ra có sự phản ứng trước việc không chấp thuận, nước cử đi có thể để trống vị trí Đại sứ một thời gian, giao việc lãnh đạo Sứ quán cho Đại biện lâm thời, điều đó được hiểu là tạm thời hạ mức quan hệ. Nhưng cũng có trường hợp nước cử đi chưa phản ứng ngay mà áp dụng biện pháp trả đũa khi nước kia xin chấp thuận Đại sứ mới.
Tháng 7/1974, Chính phủ Australia xin chấp thuận cho ông Douglas Thompson làm Đại sứ đầu tiên tại Việt Nam Dân chủ Cộng hòa. Trong tiểu sử xin chấp thuận có ghi “từ 1968 đến 1970 làm Công sứ tại Đại sứ quán Australia tại Sài Gòn”. Việt Nam đã không chấp thuận, giải thích với Đại biện lâm thời Australia tại Hà Nội: “Thời kỳ này nằm trong quãng thời gian Chính phủ trước đây của Australia tham gia chiến tranh xâm lược miền Nam Việt Nam. Ông Đại biện ở Việt Nam lâu, chắc ông cũng hiểu rõ điều này không phù hợp với tình cảm của nhân dân Việt Nam và như vậy e rằng không thuận tiện cho vị Đại sứ đầu tiên của Australia tại Việt Nam Dân chủ Cộng hòa hoàn thành nhiệm vụ của mình”. Phía Australia thông cảm và sau 3 tháng đã xin chấp thuận Đại sứ mới. Để tỏ thiện chí, sau một tuần lễ phía Việt Nam trả lời chấp thuận.
Theo tập quán quốc tế không nên công khai hóa việc xin chấp thuận. Tập quán này thường được tôn trọng để ngăn ngừa tiết lộ việc từ chối chấp thuận có thể dẫn đến những tình huống phức tạp trong quan hệ giữa các nước.
Thực tế đã có không ít từ việc từ chối chấp thuận bị tiết lộ mặc dù các nước đã cố gắng không công khai tin này. Tháng 8/1983, Kuwait đã từ chối không chấp thuận nhà ngoại giao chuyên nghiệp của Mỹ B.Grouvit được cử làm Đại sứ của Mỹ tại Kuwait, vì ông này trước đây làm Tổng lãnh sự của Mỹ ở Jerusalem mà Israel coi là thủ đô. Kuwait coi hành động này của Mỹ là âm mưu “hợp pháp hóa” việc chiếm đóng Jerusalem. Mỹ đã vấp phải một tình huống khó xử, vì bằng quyết định của mình Kuwait đã tạo nên một tiền lệ nghiêm ngặt. Vì vậy, Bộ Ngoại giao Mỹ không công nhận Jerusalem là Thủ đô của Israel, đồng thời thông báo “chưa có ý định cử Đại sứ khác”.
Vậy, việc xin chấp thuận với Đại sứ là như vậy, còn đối với cán bộ ngoại giao có đặt ra hay không? Mời quý độc giả tiếp tục theo dõi tại mục Lễ tân ngoại giao.