Thư tín ngoại giao và những vấn đề cần lưu ý

Quang Hiếu
Thư tín ngoại giao có một số nguyên tắc chung do tập quán quốc tế quy định, tuy nhiên, văn phong, cách trình bày trong mỗi loại thư tín ngoại giao có thể thay đổi theo ngôn ngữ và quy định của mỗi nước.
Theo dõi Baoquocte.vn trên
Công hàm là một loại thư tín ngoại giao. Trong ảnh là Phái đoàn Thường trực Việt Nam tại Liên hợp quốc (LHQ) vừa gửi công hàm lên Tổng thư ký LHQ phản đối lập trường Trung Quốc về vấn đề Biển Đông.
Công hàm là một loại thư tín ngoại giao. Trong ảnh là công hàm của Phái đoàn Thường trực Việt Nam tại Liên hợp quốc (LHQ) gửi Tổng thư ký LHQ phản đối lập trường Trung Quốc về vấn đề Biển Đông vào ngày 30/3/2020.

Thư tín ngoại giao là những công văn giấy tờ trao đổi giữa các cơ quan nhà nước của một quốc gia hay cơ quan điều hành của một tổ chức quốc tế với các cơ quan đại diện của một quốc gia hay tổ chức quốc tế; hoặc giữa những quan chức của các cơ quan trên với nhau.

Công ước Vienna 1961 quy định “thư tín về việc công của cơ quan đại diện là mọi thư tín có liên quan đến cơ quan đại diện và chức năng của cơ quan đại diện”.

Thư tín ngoại giao có thể được chia thành 3 loại: Thư tín ngoại giao chính thức, thư tín riêng và thư tín cá nhân.

Thư tín ngoại giao chính thức là những công văn, giấy tờ trao đổi giữa các cơ quan nhà nước của một quốc gia hay cơ quan điều hành của một tổ chức quốc tế với các cơ quan đại diện của một quốc gia hay tổ chức quốc tế để giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của các cơ quan đó.

Thư tín riêng là một loại thư tín ngoại giao giữa các thành viên cơ quan đại diện và quan chức của quốc gia hay tổ chức tiếp nhận đồng cấp hoặc cấp bậc, chức vụ không quá chênh lệch, nội dung trao đổi việc công không chính thức trong phạm vi chức năng của người viết và người nhận thư.

Thư tín cá nhân trao đổi giữa các cá nhân với nhau nhằm tăng cường quan hệ cá nhân, thường không đề cập công việc. Tuy nhiên, việc tạo mối quan hệ gần gũi giữa các cá nhân có chức vụ quan trọng có ý nghĩa nhất định trong việc giải quyết công việc giữa những cơ quan mà người đó trực thuộc.

Theo Quy định thống nhất mẫu mã thư tín ngoại giao, phong bì và các loại giấy mời dùng trong công tác đối ngoại ban hành kèm theo Quyết định số 1492/2009/QĐ-BNG ngày 21/5/2009 Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, có các loại thư tín ngoại giao chính thức như sau:

Công thư

Công thư được sử dụng trong các vấn đề giao dịch quan trọng; được sử dụng tại Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao do Lãnh đạo Bộ, Trưởng Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài ký.

Trong công thư của người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao có in Quốc huy; tiêu đề chức danh của Trưởng Cơ quan đại diện ngoại giao (ví dụ: The Ambassador) viết ngay dưới Quốc huy; ở cuối thư có chữ ký và họ tên đầy đủ.

Công hàm ngoại giao (Diplomatic note/Official note)

Công hàm ngoại giao là thư tín chính thức giữa các chính phủ để truyền đạt những vấn đề quan trọng được chính phủ ủy quyền hoặc chỉ đạo.

Công hàm ngoại giao thường bắt đầu và kết thúc bằng câu chào xã giao; có thể do lãnh đạo Bộ Ngoại giao, người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao hoặc người được ủy quyền ký tắt hoặc ký đầy đủ.

Công hàm thường (Note verbal)

Công hàm thường là thư tín ngoại giao có mức độ nghi thức thấp hơn, thường là để thông báo, trao đổi những vấn đề thông thường.

Công hàm thường do cấp vụ/phòng hoặc cấp cao hơn ký tắt nếu là công hàm của Bộ Ngoại giao, hoặc do người được người đứng đầu cơ quan đại diện ủy quyền ký tắt nếu là công hàm của cơ quan đại diện.

Công hàm thường thường bắt đầu và kết thúc bằng câu chào xã giao.

Công hàm thông báo (Informative note/ Circular note)

Công hàm thông báo là công hàm gửi đến các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam hoặc tới Cơ quan đại diện nước ngoài tại nước tiếp nhận để thông báo một vấn đề mang tính thông tin.

Công hàm thông báo do cấp vụ/phòng hoặc cấp cao hơn ký tắt nếu là công hàm của Bộ Ngoại giao, hoặc do người đứng đầu Cơ quan đại diện ủy quyền ký tắt nếu là công hàm của Cơ quan đại diện.

Công hàm thông báo thường bắt đầu và kết thúc bằng câu chào xã giao.

Thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung của các loại thư tín ngoại giao chính thức được nêu rõ trong quy định nói trên, các cơ quan đại diện có thể tham khảo để thực hiện thống nhất.

Ngoài các thư tín ngoại giao chính thức nói trên, trong những trường hợp đặc biệt, một số loại thư tín ngoại giao khác có thể được sử dụng như sau:

Công hàm cá nhân (Personal note/note personnelle)

Công hàm cá nhân là một hình thức thư tín ngoại giao trao đổi giữa các thành viên Cơ quan đại diện và quan chức của quốc gia hay tổ chức tiếp nhận.

Nội dung của công hàm này không hạn chế vấn đề đề cập, có thể là những vấn đề có tầm quan trọng đáng kể. Ví dụ thông báo của Đại sứ một nước gửi các Đại sứ nước ngoài khác ở sở tại về việc đã trình Quốc thư và chính thức nhậm chức…

Về hình thức, công hàm cá nhân có in tiêu đề của người viết và tùy theo tính đại diện của người viết có Quốc huy hoặc không có Quốc huy.

Lời văn trong công hàm dùng ở ngôi thứ nhất; có sử dụng công thức lịch thiệp; có nêu rõ chức vụ và tước hiệu (nếu có) của người nhận; công hàm được ký đầy đủ và ghi rõ họ tên người gửi ở cuối công hàm; không đóng dấu cơ quan.

Công hàm tập thể (Collective note)

Công hàm tập thể là công hàm do hai hay nhiều Cơ quan đại diện gửi nước hay tổ chức quốc tế tiếp nhận để bày tỏ thái độ hay quan điểm chung về một vấn đề.

Công hàm tập thể có thể là một bản chung do những người đại diện các cơ quan cùng ký tên, có thể do từng Cơ quan đại diện làm riêng biệt. Tuy nhiên, các công hàm này được viết với lời văn giống nhau và được gửi cùng một lúc.

Công hàm tương tự (Note identique/ Identical note)

Công hàm tương tự là một loại công hàm tập thể, có cùng một nội dung, gửi tới cùng một địa chỉ. Tuy nhiên, mỗi Cơ quan đại diện gửi một công hàm riêng, lời văn có thể khác nhau và không nhất thiết phải gửi cùng một lúc.

Bị vong lục (Aide-memoire/Pro-memoria)

Bị vong lục là loại thư tín ngoại giao giải thích chi tiết một vấn đề đã được nêu ra hoặc ghi lại những ý kiến chính, những sự việc cụ thể về một vấn đề đã được bàn bạc, trao đổi để tránh hiểu lầm hay nhắc nhở xúc tiến giải quyết.

Bị vong lục thường được trao tay trong một cuộc gặp.

Về hình thức, bị vong lục có thể được đánh máy trên giấy khổ lớn, thường là A4, có tiêu đề hoặc không có tiêu đề cơ quan. Lời văn viết ở ngôi thứ ba, nội dung ngắn gọn, rõ ý, ngày tháng năm đề ở cuối văn bản.

Bị vong lục không có phần xưng hô hay công thức lịch thiệp, không ký tên, không đóng dấu cơ quan.

Giác thư (Diplomatic Memorandum)

Giác thư là loại thư tín ngoại giao trình bày chi tiết các sự kiện cụ thể, lý lẽ, lập trường, quan điểm về một vấn đề nào đó.

Giác thư thường được gửi kèm theo một công hàm thường.

Về hình thức, giác thư được đánh máy trên khổ giấy lớn, thường là khổ giấy A4.

Giác thư về cơ bản không khác nhiều so với công hàm thường, tuy nhiên, trong giác thư không dùng công thức lịch thiệp, không ký tên và không đóng dấu.

Thư tín ngoại giao có một số nguyên tắc chung do tập quán quốc tế quy định, tuy nhiên, văn phong, cách trình bày trong mỗi loại thư tín ngoại giao có thể thay đổi theo ngôn ngữ và quy định của mỗi nước.

Thư tín ngoại giao của một Cơ quan đại diện hay viên chức Cơ quan đại diện, ngoài việc tuân thủ những nguyên tắc chung theo tập quán quốc tế, quy định của quốc gia mình, còn cần tôn trọng thủ tục hay tập quán của nước sở tại về thư tín ngoại giao trong giao dịch.

TIN LIÊN QUAN
Nga có vũ khí siêu thanh thì Mỹ tung siêu vũ khí mới ở Bắc Cực
Cạnh tranh Mỹ-Trung: Washington quyết không 'nương tay' với hàng hóa Bắc Kinh
Cạnh tranh Mỹ-Trung: Ngoại giao ‘chiến lang’ của Bắc Kinh và lợi thế của Washington
Phép lịch sự xã giao trong tiếp xúc đối ngoại
Bộ Ngoại giao thông tin về khả năng áp dụng hộ chiếu vaccine Covid-19

Đọc thêm

Bộ Công Thương khẳng định năm 2024 sẽ không để xảy ra tình trạng thiếu điện

Bộ Công Thương khẳng định năm 2024 sẽ không để xảy ra tình trạng thiếu điện

Chiều 29/3, Bộ Công Thương đã tổ chức họp báo thường kỳ thông tin về tình hình sản xuất công nghiệp, thương mại tháng 3 và 3 tháng đầu năm ...
XSHCM 30/3, trực tiếp kết quả xổ số TP Hồ Chí Minh hôm nay 30/3/2024. XSHCM thứ 7

XSHCM 30/3, trực tiếp kết quả xổ số TP Hồ Chí Minh hôm nay 30/3/2024. XSHCM thứ 7

XSHCM 30/3 - Trực tiếp kết quả xổ số TP Hồ Chí Minh hôm nay - XSHCM 30/3/2024. xổ số thành phố. xo so Ho Chi Minh. KQXSHCM.
Vietlott 30/3, kết quả xổ số Vietlott Power thứ 7 ngày 30/3/2024. xổ số Power 655 hôm nay

Vietlott 30/3, kết quả xổ số Vietlott Power thứ 7 ngày 30/3/2024. xổ số Power 655 hôm nay

Vietlott 30/3 - Vietlott Power 30/3. Trực tiếp kết quả xổ số Vietlott hôm nay thứ 7 ngày 30/3/2024. xo so Vietlott 655 hôm nay. xs Power hom nay.
XSHG 30/3, trực tiếp kết quả xổ số Hậu Giang hôm nay 30/3/2024. KQXSHG thứ 7

XSHG 30/3, trực tiếp kết quả xổ số Hậu Giang hôm nay 30/3/2024. KQXSHG thứ 7

XSHG 30/3 - Trực tiếp kết quả xổ số Hậu Giang hôm nay - XSHG 30/3/2024.Ket qua xo so Hau Giang. kết quả xổ số Hậu Giang ngày 30 tháng ...
XSLA 30/3, trực tiếp kết quả xổ số Long An hôm nay 30/3/2024 - KQXSLA thứ 7

XSLA 30/3, trực tiếp kết quả xổ số Long An hôm nay 30/3/2024 - KQXSLA thứ 7

XSLA 30/3 - Trực tiếp kết quả xổ số Long An hôm nay - XSLA 30/3/2024. ket qua xo so Long An. KQXSLA thứ 7. kết quả xổ số Long ...
XSBP 30/3, Trực tiếp kết quả xổ số Bình Phước hôm nay 30/3/2024 - KQXSBP thứ 7

XSBP 30/3, Trực tiếp kết quả xổ số Bình Phước hôm nay 30/3/2024 - KQXSBP thứ 7

XSBP 30/3 - Trực tiếp kết quả xổ số Bình Phước hôm nay - XSBP 30/3/2024. Ket qua xo so Binh Phuoc. KQXSBP thứ 7. SXBP 30/3. kết quả xổ ...
Kỷ niệm 120 năm ngày sinh của đồng chí Nguyễn Lương Bằng tại Nga

Kỷ niệm 120 năm ngày sinh của đồng chí Nguyễn Lương Bằng tại Nga

Đại sứ quán Việt Nam tại Nga kỷ niệm 120 năm ngày sinh đồng chí Nguyễn Lương Bằng, nhà lãnh đạo tiền bối tiêu biểu của Đảng và cách mạng Việt Nam.
Việt Nam đảm nhiệm cương vị Chủ tịch Nhóm châu Á-Thái Bình Dương tại Liên hợp quốc

Việt Nam đảm nhiệm cương vị Chủ tịch Nhóm châu Á-Thái Bình Dương tại Liên hợp quốc

Đại sứ Đặng Hoàng Giang khẳng định Việt Nam sẽ hợp tác chặt chẽ với các thành viên và nỗ lực hoàn thành tốt công việc của Chủ tịch Nhóm.
Nỗ lực đưa nhiệt điện than ở Việt Nam về mức phát thải ròng bằng 0 vào năm 2050

Nỗ lực đưa nhiệt điện than ở Việt Nam về mức phát thải ròng bằng 0 vào năm 2050

UNDP và IOE phối hợp tổ chức cuộc họp thảo luận về quá trình chuyển đổi các nhà máy nhiệt điện than tại Việt Nam.
Bang Rio de Janeiro, Brazil mong muốn đẩy mạnh hợp tác giáo dục, du lịch, văn hoá với Việt Nam

Bang Rio de Janeiro, Brazil mong muốn đẩy mạnh hợp tác giáo dục, du lịch, văn hoá với Việt Nam

Đại sứ Bùi Văn Nghị và đoàn công tác của Đại sứ quán Việt Nam tại Brazil đã có chuyến thăm làm việc tại thành phố Rio de Janeiro, bang Rio de Janeiro.
Đại sứ Bùi Văn Nghị tham dự Lễ hội Đỏ lần thứ 2 tại thành phố Salvador, Brazil

Đại sứ Bùi Văn Nghị tham dự Lễ hội Đỏ lần thứ 2 tại thành phố Salvador, Brazil

Việt Nam là một trong bảy nước được mời phát biểu trong Diễn đàn quốc tế về hoà bình, đoàn kết quốc tế và bảo vệ nhân dân Palestine.
Canada đẩy mạnh hợp tác nông nghiệp với Việt Nam và khu vực Ấn Độ Dương-Thái Bình Dương

Canada đẩy mạnh hợp tác nông nghiệp với Việt Nam và khu vực Ấn Độ Dương-Thái Bình Dương

Bà Deidrah Kelly, Giám đốc điều hành IPAAO và Đại sứ Canada tại Việt Nam Shawn Steil trả lời phỏng vấn về hợp tác với Việt Nam và các nước khu vực.
Hiện chưa có thông tin thương vong liên quan đến người Việt trong vụ tấn công tại Moscow

Hiện chưa có thông tin thương vong liên quan đến người Việt trong vụ tấn công tại Moscow

Tham tán Vũ Sơn Việt cho biết, hiện chưa có thông tin thương vong liên quan đến người Việt trong vụ tấn công tại Moscow.
Việt Nam nỗ lực triển khai thủ tục lãnh sự giúp các thuyền viên tàu True Confidence sớm về nước

Việt Nam nỗ lực triển khai thủ tục lãnh sự giúp các thuyền viên tàu True Confidence sớm về nước

Người phát ngôn Phạm Thu Hằng thông tin về việc hỗ trợ đưa thi hài Đại phó Đặng Duy Kiên, thuyền viên tàu True Confidence bị tập kích.
Ba thuyền viên trong vụ tàu True Confidence bị tấn công đã khởi hành từ Djibouti về Việt Nam

Ba thuyền viên trong vụ tàu True Confidence bị tấn công đã khởi hành từ Djibouti về Việt Nam

Đại sứ quán Việt Nam tại Ai Cập phối hợp với các cơ quan liên quan hoàn tất các thủ tục để các thuyền viên được về nước nhanh chóng, an toàn.
Bộ Ngoại giao thông tin về việc thuyền viên Việt Nam trên tàu True Confidence bị tấn công trên biển

Bộ Ngoại giao thông tin về việc thuyền viên Việt Nam trên tàu True Confidence bị tấn công trên biển

Theo thông tin sơ bộ, trên tàu có 4 thuyền viên Việt Nam, 1 thuyền viên đã tử vong và 3 thuyền viên trong tình trạng sức khỏe bình thường.
Cảnh sát Nhật Bản đã bắt giữ nghi phạm vụ sát hại công dân Việt Nam tại Higashiomo

Cảnh sát Nhật Bản đã bắt giữ nghi phạm vụ sát hại công dân Việt Nam tại Higashiomo

Một công dân Việt Nam được cho là bị sát hại tại Higashiomo, Shiga, Nhật Bản. Cảnh sát Nhật Bản đã bắt giữ 1 nghị phạm và đang tiếp tục điều tra.
Đại sứ quán Việt Nam tại Anh thông tin về 7 người nhập cư được cho là công dân Việt Nam

Đại sứ quán Việt Nam tại Anh thông tin về 7 người nhập cư được cho là công dân Việt Nam

Đại sứ quán Việt Nam tại Anh và Bắc Ireland thông tin về 7 người nhập cư trong xe tải được cho là công dân Việt Nam tại cảng East Sussex, Vương quốc Anh.
Đại sứ Phạm Thị Thanh Bình: Dấu mốc trên hành trình mới của quan hệ Việt Nam-Phần Lan

Đại sứ Phạm Thị Thanh Bình: Dấu mốc trên hành trình mới của quan hệ Việt Nam-Phần Lan

Phần Lan ca ngợi Việt Nam là một điển hình trong chuyển đối mối quan hệ từ nước nhận viện trợ sang đối tác bình đẳng.
Đại sứ Marc Knapper: Đối thoại cấp Bộ trưởng Ngoại giao là chìa khóa thực hiện Tuyên bố chung Hoa Kỳ - Việt Nam

Đại sứ Marc Knapper: Đối thoại cấp Bộ trưởng Ngoại giao là chìa khóa thực hiện Tuyên bố chung Hoa Kỳ - Việt Nam

Đại sứ Hoa Kỳ tại Việt Nam khẳng định hai nước cần nỗ lực hàng ngày để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra trong Tuyên bố chung tháng 9/2023.
Phụ nữ Việt-Lào đơm hoa cho tình hữu nghị vĩ đại

Phụ nữ Việt-Lào đơm hoa cho tình hữu nghị vĩ đại

Đại sứ Lào Khamphao Ernthavanh ấp ủ nhiều ưu tiên về thúc đẩy bình đẳng giới và nâng cao vị thế phụ nữ trong nhiệm kỳ mới của mình tại Việt Nam.
Ngoại giao cà phê: Starbucks có thể giúp cải thiện mối quan hệ Trung-Mỹ?

Ngoại giao cà phê: Starbucks có thể giúp cải thiện mối quan hệ Trung-Mỹ?

Cựu đại sứ Trung Quốc tại Mỹ Cui Tiankai nói rằng Starbucks có thể đóng góp vào việc tăng cường sự hiểu biết giữa hai nước còn Bí thư Thành uỷ Thượng Hải Chen Jining ...
Thúc đẩy xây dựng cộng đồng chia sẻ tương lai giữa các nước Lan Thương - Mekong hướng tới hòa bình và thịnh vượng

Thúc đẩy xây dựng cộng đồng chia sẻ tương lai giữa các nước Lan Thương - Mekong hướng tới hòa bình và thịnh vượng

Nhân dịp Tuần lễ Lan Thương - Mekong năm 2024, Đại sứ Trung Quốc tại Việt Nam Hùng Ba có bài viết gửi Báo Thế giới & Việt Nam. Xin trân trọng giới thiệu bài ...
Bộ trưởng Argentina Diana Elena Mondinon: 'Việt Nam là hình mẫu phát triển của đất nước chúng tôi'

Bộ trưởng Argentina Diana Elena Mondinon: 'Việt Nam là hình mẫu phát triển của đất nước chúng tôi'

Argentina coi trọng hợp tác với Việt Nam và Việt Nam là ví dụ điển hình về tăng trưởng kinh tế.
Phiên bản di động