| Cục trưởng Cục Lễ tân, Bộ Ngoại giao thông tin cho đoàn tiền trạm các nước chuẩn bị cho Hội nghị cấp cao ASEAN lần thứ 36. (Ảnh: Tuấn Anh) |
Khi có đoàn cấp cao ta sang thăm, dự hội nghị quốc tế ở nước sở tại hoặc nước kiêm nhiệm, cơ quan phụ trách tổ chức đoàn đi sẽ có chỉ đạo cụ thể.
Đối với đoàn Tổng Bí thư, Chủ tịch Nước, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội đi thăm, tham dự hội nghị quốc tế ở nước ngoài sẽ có đoàn tiền trạm sang trước để làm việc với bạn về các vấn đề liên quan đến đoàn.
Cơ quan đại diện có trách nhiệm phối hợp về các vấn đề này:
* Liên hệ với các cơ quan, đơn vị hữu quan của nước sở tại, đồng thời phối hợp với Bộ Ngoại giao (Cục Lễ tân Nhà nước, Vụ khu vực) và cơ quan hữu quan của ta xây dựng chương trình làm việc của Đoàn tiền trạm ở nước sở tại;
* Trên cơ sở lịch bay và danh sách đoàn tiền trạm do Cục Lễ tân Nhà nước cung cấp, thu xếp đón, tiễn sân bay; bố trí chỗ ở, phương tiện đi lại; hỗ trợ liên lạc cho đoàn tiền trạm;
* Trên cơ sở đề nghị của Cục Lễ tân Nhà nước, Vụ khu vực và cơ quan hữu quan của ta, bố trí cán bộ tham gia cùng đoàn tiền trạm làm việc với các cơ quan hữu quan của nước sở tại về các vấn đề liên quan đến đoàn; khảo sát các địa điểm liên quan;
* Đề nghị đoàn tiền trạm cung cấp mẫu cờ, tổng phổ Quốc thiều, danh sách đoàn dự kiến,...
* Cung cấp cho đoàn các đầu mối tổ chức hoạt động, khách sạn, an ninh, báo chí, để đoàn chủ động làm việc.
* Hỗ trợ bố trí phiên dịch cho đoàn (nếu cần).
* Tư vấn khách sạn phù hợp cho đoàn. Khảo sát trước khách sạn nơi đoàn ở.