Ngôi thứ giữa cán bộ ngoại giao trong một Cơ quan đại diện thường được sắp xếp theo tập quán của ngoại giao truyền thống kết hợp với quy trình riêng của từng nước.
Thứ tự trên dưới, trước sau giữa các cán bộ ngoại giao trong Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài do Trưởng Cơ quan đại diện quyết định, thông báo cho Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận bằng văn bản.
Ngôi thứ ngoại giao trong Cơ quan đại diện được thể hiện cụ thể trong cuốn Danh sách Đoàn Ngoại giao của nước tiếp nhận xuất bản.