Thư tín ngoại giao và những vấn đề cần lưu ý

Thư tín ngoại giao là những công văn giấy tờ trao đổi giữa các cơ quan nhà nước của một quốc gia hay cơ quan điều hành của một tổ chức quốc tế với các cơ quan đại diện của một quốc gia hay tổ chức quốc tế; hoặc giữa những quan chức của các cơ quan trên với nhau.

Công ước Vienna 1961 quy định “thư tín về việc công của cơ quan đại diện là mọi thư tín có liên quan đến cơ quan đại diện và chức năng của cơ quan đại diện”.

Thư tín ngoại giao có thể được chia thành 3 loại: Thư tín ngoại giao chính thức, thư tín riêng và thư tín cá nhân.

Thư tín ngoại giao chính thức là những công văn, giấy tờ trao đổi giữa các cơ quan nhà nước của một quốc gia hay cơ quan điều hành của một tổ chức quốc tế với các cơ quan đại diện của một quốc gia hay tổ chức quốc tế để giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của các cơ quan đó.

Thư tín riêng là một loại thư tín ngoại giao giữa các thành viên cơ quan đại diện và quan chức của quốc gia hay tổ chức tiếp nhận đồng cấp hoặc cấp bậc, chức vụ không quá chênh lệch, nội dung trao đổi việc công không chính thức trong phạm vi chức năng của người viết và người nhận thư.

Thư tín cá nhân trao đổi giữa các cá nhân với nhau nhằm tăng cường quan hệ cá nhân, thường không đề cập công việc. Tuy nhiên, việc tạo mối quan hệ gần gũi giữa các cá nhân có chức vụ quan trọng có ý nghĩa nhất định trong việc giải quyết công việc giữa những cơ quan mà người đó trực thuộc.

Theo Quy định thống nhất mẫu mã thư tín ngoại giao, phong bì và các loại giấy mời dùng trong công tác đối ngoại ban hành kèm theo Quyết định số 1492/2009/QĐ-BNG ngày 21/5/2009 Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, có các loại thư tín ngoại giao chính thức như sau:

Công thư

Công thư được sử dụng trong các vấn đề giao dịch quan trọng; được sử dụng tại Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao do Lãnh đạo Bộ, Trưởng Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài ký.

Trong công thư của người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao có in Quốc huy; tiêu đề chức danh của Trưởng Cơ quan đại diện ngoại giao (ví dụ: The Ambassador) viết ngay dưới Quốc huy; ở cuối thư có chữ ký và họ tên đầy đủ.

Công hàm ngoại giao (Diplomatic note/Official note)

Công hàm ngoại giao là thư tín chính thức giữa các chính phủ để truyền đạt những vấn đề quan trọng được chính phủ ủy quyền hoặc chỉ đạo.

Công hàm ngoại giao thường bắt đầu và kết thúc bằng câu chào xã giao; có thể do lãnh đạo Bộ Ngoại giao, người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao hoặc người được ủy quyền ký tắt hoặc ký đầy đủ.

Công hàm thường (Note verbal)

Công hàm thường là thư tín ngoại giao có mức độ nghi thức thấp hơn, thường là để thông báo, trao đổi những vấn đề thông thường.

Công hàm thường do cấp vụ/phòng hoặc cấp cao hơn ký tắt nếu là công hàm của Bộ Ngoại giao, hoặc do người được người đứng đầu cơ quan đại diện ủy quyền ký tắt nếu là công hàm của cơ quan đại diện.

Công hàm thường thường bắt đầu và kết thúc bằng câu chào xã giao.

Công hàm thông báo (Informative note/ Circular note)

Công hàm thông báo là công hàm gửi đến các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam hoặc tới Cơ quan đại diện nước ngoài tại nước tiếp nhận để thông báo một vấn đề mang tính thông tin.

Công hàm thông báo do cấp vụ/phòng hoặc cấp cao hơn ký tắt nếu là công hàm của Bộ Ngoại giao, hoặc do người đứng đầu Cơ quan đại diện ủy quyền ký tắt nếu là công hàm của Cơ quan đại diện.

Công hàm thông báo thường bắt đầu và kết thúc bằng câu chào xã giao.

Thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung của các loại thư tín ngoại giao chính thức được nêu rõ trong quy định nói trên, các cơ quan đại diện có thể tham khảo để thực hiện thống nhất.

Ngoài các thư tín ngoại giao chính thức nói trên, trong những trường hợp đặc biệt, một số loại thư tín ngoại giao khác có thể được sử dụng như sau:

Công hàm cá nhân (Personal note/note personnelle)

Công hàm cá nhân là một hình thức thư tín ngoại giao trao đổi giữa các thành viên Cơ quan đại diện và quan chức của quốc gia hay tổ chức tiếp nhận.

Nội dung của công hàm này không hạn chế vấn đề đề cập, có thể là những vấn đề có tầm quan trọng đáng kể. Ví dụ thông báo của Đại sứ một nước gửi các Đại sứ nước ngoài khác ở sở tại về việc đã trình Quốc thư và chính thức nhậm chức…

Về hình thức, công hàm cá nhân có in tiêu đề của người viết và tùy theo tính đại diện của người viết có Quốc huy hoặc không có Quốc huy.

Lời văn trong công hàm dùng ở ngôi thứ nhất; có sử dụng công thức lịch thiệp; có nêu rõ chức vụ và tước hiệu (nếu có) của người nhận; công hàm được ký đầy đủ và ghi rõ họ tên người gửi ở cuối công hàm; không đóng dấu cơ quan.

Công hàm tập thể (Collective note)

Công hàm tập thể là công hàm do hai hay nhiều Cơ quan đại diện gửi nước hay tổ chức quốc tế tiếp nhận để bày tỏ thái độ hay quan điểm chung về một vấn đề.

Công hàm tập thể có thể là một bản chung do những người đại diện các cơ quan cùng ký tên, có thể do từng Cơ quan đại diện làm riêng biệt. Tuy nhiên, các công hàm này được viết với lời văn giống nhau và được gửi cùng một lúc.

Công hàm tương tự (Note identique/ Identical note)

Công hàm tương tự là một loại công hàm tập thể, có cùng một nội dung, gửi tới cùng một địa chỉ. Tuy nhiên, mỗi Cơ quan đại diện gửi một công hàm riêng, lời văn có thể khác nhau và không nhất thiết phải gửi cùng một lúc.

Bị vong lục (Aide-memoire/Pro-memoria)

Bị vong lục là loại thư tín ngoại giao giải thích chi tiết một vấn đề đã được nêu ra hoặc ghi lại những ý kiến chính, những sự việc cụ thể về một vấn đề đã được bàn bạc, trao đổi để tránh hiểu lầm hay nhắc nhở xúc tiến giải quyết.

Bị vong lục thường được trao tay trong một cuộc gặp.

Về hình thức, bị vong lục có thể được đánh máy trên giấy khổ lớn, thường là A4, có tiêu đề hoặc không có tiêu đề cơ quan. Lời văn viết ở ngôi thứ ba, nội dung ngắn gọn, rõ ý, ngày tháng năm đề ở cuối văn bản.

Bị vong lục không có phần xưng hô hay công thức lịch thiệp, không ký tên, không đóng dấu cơ quan.

Giác thư (Diplomatic Memorandum)

Giác thư là loại thư tín ngoại giao trình bày chi tiết các sự kiện cụ thể, lý lẽ, lập trường, quan điểm về một vấn đề nào đó.

Giác thư thường được gửi kèm theo một công hàm thường.

Về hình thức, giác thư được đánh máy trên khổ giấy lớn, thường là khổ giấy A4.

Giác thư về cơ bản không khác nhiều so với công hàm thường, tuy nhiên, trong giác thư không dùng công thức lịch thiệp, không ký tên và không đóng dấu.

Thư tín ngoại giao có một số nguyên tắc chung do tập quán quốc tế quy định, tuy nhiên, văn phong, cách trình bày trong mỗi loại thư tín ngoại giao có thể thay đổi theo ngôn ngữ và quy định của mỗi nước.

Thư tín ngoại giao của một Cơ quan đại diện hay viên chức Cơ quan đại diện, ngoài việc tuân thủ những nguyên tắc chung theo tập quán quốc tế, quy định của quốc gia mình, còn cần tôn trọng thủ tục hay tập quán của nước sở tại về thư tín ngoại giao trong giao dịch.