Thủ tục đặt Cơ quan đại diện ngoại giao thường trú và cử Đại sứ được quy định tại Công ước Vienna 1961.
Theo đó, hai nước thỏa thuận thiết lập quan hệ ngoại giao nhưng việc đặt cơ quan đại diện ngoại giao thường trú của nước này tại nước kia phải tiến hành theo sự thỏa thuận giữa hai bên. Sự thỏa thuận này thường được thể hiện bằng văn bản: trao đổi thư hoặc ký kết hiệp định hoặc hai bên ra thông cáo chung. Thực tế chứng minh, các nước thường áp dụng hình thức thỏa thuận bằng văn bản: tuyên bố, hiệp định, thông cáo… để loại trừ việc hiểu lầm và giải thích khác nhau trong tương lai.
Trong thực tiễn ngoại giao, có trường hợp hai nước sau nhiều năm đã thiết lập quan hệ ngoại giao mà vẫn chưa thỏa thuận về việc đặt cơ quan đại diện ngoại giao thường trú, hoặc đã thỏa thuận về nguyên tắc trao đổi cơ quan đại diện ngoại giao nhưng không nước nào đặt cơ quan đại diện ngoại giao thường trú ở nước kia.
Cũng có trường hợp hai nước ký kết thiết lập quan hệ ngoại giao nhưng ghi rõ là chỉ trao đổi Đại sứ không thường trú (ví dụ Hiệp định ngày 15/12/1991 giữa Philippines và Litva).
Việt Nam và Singapore thiết lập quan hệ ngoại giao 1973 nhưng cho đến trước tháng 11/1991, Việt Nam chỉ mới có cơ quan thương mại ở Singapore, còn Singapore thì chưa đặt một cơ quan nào ở Việt Nam.
Trong chuyến thăm chính thức Singapore của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng CHXHCN Việt Nam đầu tháng 11/1991, hai bên mới thỏa thuận việc thành lập cơ quan đại diện ngoại giao tại thủ đô hai nước. Việc đặt cơ quan đại diện thường trú về nguyên tắc là theo sự thỏa thuận giữa hai nước nhưng không nhất thiết sẽ tiến hành trên cơ sở có đi có lại, mà tùy theo điều kiện và yêu cầu của mỗi nước.
Hai nước thỏa thuận đặt cơ quan đại diện ngoại giao thường trú đồng thời thỏa thuận cả về cấp bậc người đứng đầu cơ quan đại diện. Thời gian gần đây, phần lớn các nước thỏa thuận với nhau về cơ quan đại diện ở mức Đại sứ quán, tức là hai bên sẽ trao đổi Đại sứ Đặc mệnh Toàn quyền.
Vậy, khi đặt cơ quan đại diện ngoại giao thường trú và các nước cử Đại sứ, thủ tục xin chấp thuận được tiến hành như thế nào? Mời quý độc giả tiếp tục theo dõi tại mục Lễ tân ngoại giao.