Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Để chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn, bạn nên giảm dung lượng file Word trước khi gửi. Bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây để biết cách giảm dung lượng file Word!
Theo dõi Baoquocte.vn trên
Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Cách nén giảm dung lượng file Word đơn giản

Nén và giảm dung lượng file Word là cách hiệu quả để tối ưu không gian lưu trữ và dễ dàng chia sẻ tài liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách giảm chất lượng hình ảnh, xóa dữ liệu không cần thiết, và các phương pháp khác. Dưới đây là cách nén file Word bằng WinRAR để giảm dung lượng nhanh chóng.

Nén file Word bằng WinRAR

Sử dụng WinRAR để nén file Word là một cách đơn giản và hiệu quả để giảm dung lượng. Việc nén giúp tối ưu hóa quá trình lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau, đó là:

Bước 1: Trước tiên, hãy chọn file Word cần nén, nhấp chuột phải và chọn "Add to archive..." từ menu ngữ cảnh.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Đặt tên cho file nén, chọn định dạng RAR, RAR5 hoặc ZIP, rồi nhấn "OK" để hoàn tất quá trình nén.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Sử dụng phần mềm SmallPDF

SmallPDF là một công cụ trực tuyến giúp giảm dung lượng file Word nhanh chóng mà không làm giảm chất lượng nội dung.

Bước 1: Truy cập trang web SmallPDF tại https://smallpdf.com/vi/compress-pdf và chọn tính năng nén file.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Click vào "Chọn tệp" để tải file cần nén lên.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 3: Lựa chọn "Nén cơ bản" hoặc "Nén mạnh" (cần trả phí), sau đó nhấn "Nén" để bắt đầu quá trình giảm dung lượng.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 4: Sau khi quá trình nén hoàn tất, nhấn "Tải xuống" để lưu file về thiết bị.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Nén ảnh trong file Word

Hình ảnh trong file Word thường làm tăng dung lượng tài liệu. Để giảm kích thước file mà vẫn giữ chất lượng hình ảnh, bạn có thể nén ảnh trực tiếp trong Word mà không cần sử dụng phần mềm bên ngoài.

Bước 1: Mở file Word có chứa ảnh cần nén, nhấp vào ảnh, chọn thẻ "Format" và sau đó chọn "Compress Pictures."

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Khi hộp thoại "Compress Pictures" xuất hiện, bỏ chọn "Apply only to this picture", sau đó chọn các tùy chọn nén ảnh phù hợp và nhấn "OK".

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Cách tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trên Word hiệu quả

Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trong Word giúp loại bỏ dữ liệu không cần thiết và giảm dung lượng file mà không làm thay đổi nội dung hình ảnh.

Bước 1: Mở file Word cần nén, chọn "File" và vào "Options."

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Trong hộp thoại "Options," chọn "Advanced," sau đó tìm mục "Image Size and Quality." Bỏ chọn ô "Do not compress images in file" và nhấn "OK" để giảm dung lượng file.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Xóa các khoảng trắng dư thừa

Loại bỏ khoảng trắng không cần thiết trong file Word giúp tài liệu gọn gàng và chuyên nghiệp hơn, đồng thời giảm dung lượng file.

Bước 1: Mở file Word cần nén, nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Bước 2: Trong phần "Find what," nhập hai dấu cách và trong "Replace with," nhập một dấu cách, sau đó nhấn "Replace All."

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 3: Sau khi hoàn tất, các khoảng trắng thừa sẽ được loại bỏ, nhấn "OK" để hoàn thành.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Giảm dung lượng file Word với WeCompress

WeCompress là công cụ trực tuyến giúp giảm dung lượng file Word nhanh chóng mà không cần cài đặt phần mềm. Bạn chỉ cần tải lên tài liệu và WeCompress sẽ tự động giảm dung lượng mà không làm giảm chất lượng.

Bước 1: Truy cập trang web WeCompress tại: https://www.wecompress.com/en/

Bước 2: Sau đó, nhấn vào biểu tượng dấu cộng giữa màn hình để tải file của bạn lên, với giới hạn tối đa là 50MB.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 3: Sau khi file được tải lên, quá trình nén sẽ tự động bắt đầu. Khi hoàn tất, bạn có thể tải file về ngay lập tức.

Không chèn thêm font chữ vào Word nhanh chóng

Chèn font chữ đặc biệt vào file Word có thể làm tăng dung lượng tài liệu. Để giảm kích thước file, hãy sử dụng phông chữ mặc định trong Word để tối ưu dung lượng và tránh lỗi hiển thị khi chia sẻ.

Bước 1: Đầu tiên, hãy mở file Word và chọn mục "File."

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Chọn "Options," sau đó vào "Save" và bỏ chọn mục “Embed fonts in the file” để hoàn tất.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Không dán hình ảnh trực tiếp vào file Word hiệu quả

Dán hình ảnh trực tiếp từ website vào file Word có thể làm tăng dung lượng tệp đáng kể. Để giảm dung lượng file, bạn nên chèn hình ảnh thông qua công cụ Insert và chọn Picture trong Microsoft Word. Trước khi chèn, hãy tối ưu hóa hình ảnh bằng cách chuyển đổi từ định dạng PNG sang JPG và sử dụng các công cụ nén ảnh trực tuyến như tinypng.com để giảm kích thước ảnh.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Loại bỏ nội dung không cần thiết trong file tiện lợi

Khi file Word chứa nhiều hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu và dữ liệu khác, dung lượng của file có thể tăng lên đáng kể. Để giảm dung lượng, bạn nên rà soát lại tài liệu và xóa bỏ những phần không cần thiết. Nếu cần chia sẻ file, bạn có thể cắt hoặc di chuyển các nội dung không liên quan sang một file khác để việc tải và chia sẻ trở nên dễ dàng hơn.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Với 9 cách giảm dung lượng file Word đơn giản được chia sẻ, bạn sẽ dễ dàng tối ưu hóa tài liệu mà không gặp khó khăn. Những thủ thuật này không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn giúp quá trình chia sẻ và xử lý file trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4 cách kiểm tra pin OPPO hiệu quả và chính xác nhất

4 cách kiểm tra pin OPPO hiệu quả và chính xác nhất

Kiểm tra tình trạng pin OPPO giúp bạn sử dụng smartphone hiệu quả và kịp thời xử lý sự cố. Bài viết này sẽ hướng ...

Tạo mã QR cho tài liệu cực dễ và chuyên nghiệp

Tạo mã QR cho tài liệu cực dễ và chuyên nghiệp

Biết cách tạo mã QR cho tài liệu là giải pháp hay để chia sẻ dữ liệu quan trọng một cách chuyên nghiệp và tiện ...

Top 11 cách làm mát iPhone hiệu quả và dễ dàng nhất

Top 11 cách làm mát iPhone hiệu quả và dễ dàng nhất

Duy trì nhiệt độ ổn định và làm mát iPhone đúng cách để bảo vệ thiết bị và kéo dài tuổi thọ pin. Bài viết ...

Cách kích hoạt eSIM trên iPhone nhanh chóng và hiệu quả

Cách kích hoạt eSIM trên iPhone nhanh chóng và hiệu quả

iPhone đang rất được ưa chuộng trên toàn cầu, và nhu cầu tìm hiểu cách sử dụng, cài đặt eSIM trên iPhone ngày càng cao. ...

Lặp lại tiêu đề bảng trong Word đơn giản, chính xác

Lặp lại tiêu đề bảng trong Word đơn giản, chính xác

Làm việc với bảng dài trong Word, việc lặp lại tiêu đề rất quan trọng để tiết kiệm thời gian. Dưới đây là hướng dẫn ...

Xem nhiều

Đọc thêm

Hội nghị thượng đỉnh G20: Brazil huy động 9.000 nhân viên an ninh, Nam Phi gửi gắm kỳ vọng

Hội nghị thượng đỉnh G20: Brazil huy động 9.000 nhân viên an ninh, Nam Phi gửi gắm kỳ vọng

Hội nghị thượng đỉnh Nhóm các nền kinh tế phát triển và mới nổi hàng đầu thế giới (G20) sẽ diễn ra tại Brazil từ ngày 18-19/11.
Cách đặt mật khẩu Messenger để bảo vệ thông tin tốt hơn

Cách đặt mật khẩu Messenger để bảo vệ thông tin tốt hơn

Messenger là ứng dụng nhắn tin phổ biến, nhưng nhiều người chưa biết cách đặt mật khẩu để bảo vệ tài khoản. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách ...
Samsung bổ sung tính năng hữu ích cho người dùng Galaxy S25

Samsung bổ sung tính năng hữu ích cho người dùng Galaxy S25

Samsung cuối cùng cũng "lắng nghe" tiếng nói của người dùng khi bổ sung tính năng cập nhật liền mạch trên Galaxy S25, giúp nâng cấp hệ điều hành nhanh ...
Viên ngọc lục bảo xanh đắt nhất thế giới - đạt mức giá kỷ lục 9 triệu USD tại phiên đấu giá

Viên ngọc lục bảo xanh đắt nhất thế giới - đạt mức giá kỷ lục 9 triệu USD tại phiên đấu giá

Vên ngọc lục bảo hình vuông quý hiếm nặng 37 carat thuộc sở hữu của Hoàng tử Sadruddin Aga Khan trị giá gần 9 triệu USD trong một phiên đấu ...
Hé lộ thông tin chiếc MacBook Pro với thiết kế hoàn toàn mới

Hé lộ thông tin chiếc MacBook Pro với thiết kế hoàn toàn mới

Nguồn tin từ Mark Gurman cho biết, Apple có thể sẽ ra mắt chiếc MacBook Pro với thiết kế hoàn toàn mới vào năm 2026.
Hé lộ thiết kế của Samsung Galaxy S25 Ultra

Hé lộ thiết kế của Samsung Galaxy S25 Ultra

Samsung sẽ ra mắt chiếc smartphone cao cấp Galaxy S25 Ultra vào giữa hoặc cuối tháng 1/2025, với ngoại hình tổng thể không có nhiều khác biệt so với phiên ...
Thế giới sẽ thế nào khi ông Donald Trump trở lại Nhà Trắng

Thế giới sẽ thế nào khi ông Donald Trump trở lại Nhà Trắng

Trở lại Nhà Trắng một cách mạnh mẽ, áp đảo, Tổng thống đắc cử Donald Trump sẽ 'đối đãi' với thế giới như thế nào trong nhiệm kỳ 2.0 vẫn là câu hỏi bỏ ngỏ.
Tuần lễ cấp cao APEC 2024: Thúc đẩy nguyên tắc đa phương

Tuần lễ cấp cao APEC 2024: Thúc đẩy nguyên tắc đa phương

Không chỉ thúc đẩy hợp tác khu vực, Tuần lễ cấp cao APEC từ 10 đến 16/11 tại Peru còn là cơ hội để thúc đẩy các nguyên tắc đa phương.
Israel-Iran: Trả đũa trong tính toán

Israel-Iran: Trả đũa trong tính toán

Israel tiến hành tập kích đường không vào nhiều mục tiêu ở Iran. Đợt tấn công trả đũa của Israel có những điểm đáng chú ý và đặt ra nhiều vấn đề.
Phần Lan-Trung Quốc: Van giảm áp

Phần Lan-Trung Quốc: Van giảm áp

Không chỉ thúc đẩy quan hệ song phương, chuyến thăm Trung Quốc của Tổng thống Phần Lan còn góp phần ổn định quan hệ Trung Quốc EU...
Bán đảo Triều Tiên nóng ran, căng thẳng leo thang, 'gọi tên' bờ vực chiến tranh

Bán đảo Triều Tiên nóng ran, căng thẳng leo thang, 'gọi tên' bờ vực chiến tranh

Bán đảo Triều Tiên bất ngờ trở nên nóng bỏng nhất trong 70 năm qua, đến mức nhiều chuyên gia nhận định tình thế bên miệng hố chiến tranh...
Hội nghị thượng đỉnh BRICS và công cụ nâng tầm tự chủ

Hội nghị thượng đỉnh BRICS và công cụ nâng tầm tự chủ

Tăng cường quyền tự chủ và chủ quyền tài chính, giảm phụ thuộc vào hệ thống do phương Tây chi phối là một trong những trọng tâm của Hội nghị BRICS...
Nhận định về những 'gạch đầu dòng' việc cần làm của ông Donald Trump trong 24h đầu tiên khi bước vào Nhà Trắng

Nhận định về những 'gạch đầu dòng' việc cần làm của ông Donald Trump trong 24h đầu tiên khi bước vào Nhà Trắng

Trong quá trình tranh cử, ông Donald Trump đã nhiều lần nhắc đến những kế hoạch hành động trong ngày đầu tiên nhậm chức Tổng thống Mỹ.
Báo Mexico đề cao mối quan hệ truyền thống của Việt Nam với các nước Mỹ Latinh

Báo Mexico đề cao mối quan hệ truyền thống của Việt Nam với các nước Mỹ Latinh

Nhân chuyến thăm của Chủ tịch nước Lương Cường tới Chile và Peru, báo Mexico ngày 9/11 đăng bài viết 'Việt Nam tăng cường quan hệ với Mỹ Latinh'.
Học giả Trung Quốc đánh giá cao lời kêu gọi về chống lãng phí của Tổng Bí thư Tô Lâm

Học giả Trung Quốc đánh giá cao lời kêu gọi về chống lãng phí của Tổng Bí thư Tô Lâm

Bài viết của Tổng Bí thư Tô Lâm đưa ra rất kịp thời, thể hiện lập trường kiên định của ban lãnh đạo mới Việt Nam về phòng chống tham nhũng, lãng phí.
Tổng thống Putin làm điều chưa từng có tại Valdai và loạt tuyên bố: Trật tự mới, thế giới cần Nga, lòng tham địa chính trị...

Tổng thống Putin làm điều chưa từng có tại Valdai và loạt tuyên bố: Trật tự mới, thế giới cần Nga, lòng tham địa chính trị...

Tổng thống Nga cho rằng, thế giới đã bước vào giai đoạn dài biến động và thay đổi mà cuối cùng sẽ dẫn đến một trật tự thế giới đa cực.
Hiệp định Paris liệu có lâm nguy vì kết quả bầu cử Mỹ?

Hiệp định Paris liệu có lâm nguy vì kết quả bầu cử Mỹ?

Bầu cử Mỹ khép lại với những lo ngại từ giới chuyên gia rằng Washington có thể suy giảm cam kết trong cuộc chiến chống biến đổi khí hậu toàn cầu.
Chủ tịch Tập Cận Bình nhắn nhủ gì tới ông Trump trong thông điệp chúc mừng?

Chủ tịch Tập Cận Bình nhắn nhủ gì tới ông Trump trong thông điệp chúc mừng?

Chủ tịch Trung Quốc Tập Cận Bình đã gửi thông điệp chúc mừng tới Tổng thống Mỹ mới đắc cử Donald Trump, khẳng định hai bên nên hợp tác, thay vì đối đầu.
Phiên bản di động