Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Để chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn, bạn nên giảm dung lượng file Word trước khi gửi. Bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây để biết cách giảm dung lượng file Word!
Theo dõi Baoquocte.vn trên
Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Cách nén giảm dung lượng file Word đơn giản

Nén và giảm dung lượng file Word là cách hiệu quả để tối ưu không gian lưu trữ và dễ dàng chia sẻ tài liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách giảm chất lượng hình ảnh, xóa dữ liệu không cần thiết, và các phương pháp khác. Dưới đây là cách nén file Word bằng WinRAR để giảm dung lượng nhanh chóng.

Nén file Word bằng WinRAR

Sử dụng WinRAR để nén file Word là một cách đơn giản và hiệu quả để giảm dung lượng. Việc nén giúp tối ưu hóa quá trình lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau, đó là:

Bước 1: Trước tiên, hãy chọn file Word cần nén, nhấp chuột phải và chọn "Add to archive..." từ menu ngữ cảnh.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Đặt tên cho file nén, chọn định dạng RAR, RAR5 hoặc ZIP, rồi nhấn "OK" để hoàn tất quá trình nén.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Sử dụng phần mềm SmallPDF

SmallPDF là một công cụ trực tuyến giúp giảm dung lượng file Word nhanh chóng mà không làm giảm chất lượng nội dung.

Bước 1: Truy cập trang web SmallPDF tại https://smallpdf.com/vi/compress-pdf và chọn tính năng nén file.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Click vào "Chọn tệp" để tải file cần nén lên.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 3: Lựa chọn "Nén cơ bản" hoặc "Nén mạnh" (cần trả phí), sau đó nhấn "Nén" để bắt đầu quá trình giảm dung lượng.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 4: Sau khi quá trình nén hoàn tất, nhấn "Tải xuống" để lưu file về thiết bị.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Nén ảnh trong file Word

Hình ảnh trong file Word thường làm tăng dung lượng tài liệu. Để giảm kích thước file mà vẫn giữ chất lượng hình ảnh, bạn có thể nén ảnh trực tiếp trong Word mà không cần sử dụng phần mềm bên ngoài.

Bước 1: Mở file Word có chứa ảnh cần nén, nhấp vào ảnh, chọn thẻ "Format" và sau đó chọn "Compress Pictures."

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Khi hộp thoại "Compress Pictures" xuất hiện, bỏ chọn "Apply only to this picture", sau đó chọn các tùy chọn nén ảnh phù hợp và nhấn "OK".

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Cách tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trên Word hiệu quả

Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trong Word giúp loại bỏ dữ liệu không cần thiết và giảm dung lượng file mà không làm thay đổi nội dung hình ảnh.

Bước 1: Mở file Word cần nén, chọn "File" và vào "Options."

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Trong hộp thoại "Options," chọn "Advanced," sau đó tìm mục "Image Size and Quality." Bỏ chọn ô "Do not compress images in file" và nhấn "OK" để giảm dung lượng file.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Xóa các khoảng trắng dư thừa

Loại bỏ khoảng trắng không cần thiết trong file Word giúp tài liệu gọn gàng và chuyên nghiệp hơn, đồng thời giảm dung lượng file.

Bước 1: Mở file Word cần nén, nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Bước 2: Trong phần "Find what," nhập hai dấu cách và trong "Replace with," nhập một dấu cách, sau đó nhấn "Replace All."

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 3: Sau khi hoàn tất, các khoảng trắng thừa sẽ được loại bỏ, nhấn "OK" để hoàn thành.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Giảm dung lượng file Word với WeCompress

WeCompress là công cụ trực tuyến giúp giảm dung lượng file Word nhanh chóng mà không cần cài đặt phần mềm. Bạn chỉ cần tải lên tài liệu và WeCompress sẽ tự động giảm dung lượng mà không làm giảm chất lượng.

Bước 1: Truy cập trang web WeCompress tại: https://www.wecompress.com/en/

Bước 2: Sau đó, nhấn vào biểu tượng dấu cộng giữa màn hình để tải file của bạn lên, với giới hạn tối đa là 50MB.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 3: Sau khi file được tải lên, quá trình nén sẽ tự động bắt đầu. Khi hoàn tất, bạn có thể tải file về ngay lập tức.

Không chèn thêm font chữ vào Word nhanh chóng

Chèn font chữ đặc biệt vào file Word có thể làm tăng dung lượng tài liệu. Để giảm kích thước file, hãy sử dụng phông chữ mặc định trong Word để tối ưu dung lượng và tránh lỗi hiển thị khi chia sẻ.

Bước 1: Đầu tiên, hãy mở file Word và chọn mục "File."

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Bước 2: Chọn "Options," sau đó vào "Save" và bỏ chọn mục “Embed fonts in the file” để hoàn tất.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Không dán hình ảnh trực tiếp vào file Word hiệu quả

Dán hình ảnh trực tiếp từ website vào file Word có thể làm tăng dung lượng tệp đáng kể. Để giảm dung lượng file, bạn nên chèn hình ảnh thông qua công cụ Insert và chọn Picture trong Microsoft Word. Trước khi chèn, hãy tối ưu hóa hình ảnh bằng cách chuyển đổi từ định dạng PNG sang JPG và sử dụng các công cụ nén ảnh trực tuyến như tinypng.com để giảm kích thước ảnh.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Loại bỏ nội dung không cần thiết trong file tiện lợi

Khi file Word chứa nhiều hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu và dữ liệu khác, dung lượng của file có thể tăng lên đáng kể. Để giảm dung lượng, bạn nên rà soát lại tài liệu và xóa bỏ những phần không cần thiết. Nếu cần chia sẻ file, bạn có thể cắt hoặc di chuyển các nội dung không liên quan sang một file khác để việc tải và chia sẻ trở nên dễ dàng hơn.

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

Với 9 cách giảm dung lượng file Word đơn giản được chia sẻ, bạn sẽ dễ dàng tối ưu hóa tài liệu mà không gặp khó khăn. Những thủ thuật này không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn giúp quá trình chia sẻ và xử lý file trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4 cách kiểm tra pin OPPO hiệu quả và chính xác nhất

4 cách kiểm tra pin OPPO hiệu quả và chính xác nhất

Kiểm tra tình trạng pin OPPO giúp bạn sử dụng smartphone hiệu quả và kịp thời xử lý sự cố. Bài viết này sẽ hướng ...

Tạo mã QR cho tài liệu cực dễ và chuyên nghiệp

Tạo mã QR cho tài liệu cực dễ và chuyên nghiệp

Biết cách tạo mã QR cho tài liệu là giải pháp hay để chia sẻ dữ liệu quan trọng một cách chuyên nghiệp và tiện ...

Top 11 cách làm mát iPhone hiệu quả và dễ dàng nhất

Top 11 cách làm mát iPhone hiệu quả và dễ dàng nhất

Duy trì nhiệt độ ổn định và làm mát iPhone đúng cách để bảo vệ thiết bị và kéo dài tuổi thọ pin. Bài viết ...

Cách kích hoạt eSIM trên iPhone nhanh chóng và hiệu quả

Cách kích hoạt eSIM trên iPhone nhanh chóng và hiệu quả

iPhone đang rất được ưa chuộng trên toàn cầu, và nhu cầu tìm hiểu cách sử dụng, cài đặt eSIM trên iPhone ngày càng cao. ...

Lặp lại tiêu đề bảng trong Word đơn giản, chính xác

Lặp lại tiêu đề bảng trong Word đơn giản, chính xác

Làm việc với bảng dài trong Word, việc lặp lại tiêu đề rất quan trọng để tiết kiệm thời gian. Dưới đây là hướng dẫn ...

Xem nhiều

Đọc thêm

Tử vi 12 cung hoàng đạo Thứ Sáu ngày 22/11/2024: Kim Ngưu mâu thuẫn tình cảm

Tử vi 12 cung hoàng đạo Thứ Sáu ngày 22/11/2024: Kim Ngưu mâu thuẫn tình cảm

Tử vi hôm nay 22/11/2024 của 12 cung hoàng đạo - Ma Kết, Bảo Bình, Song Ngư, Bạch Dương, Kim Ngưu, Song Tử, Cự Giải, Sư Tử, Xử Nữ, Thiên ...
Tuyên bố chung về nâng cấp quan hệ Đối tác chiến lược toàn diện Việt Nam-Malaysia

Tuyên bố chung về nâng cấp quan hệ Đối tác chiến lược toàn diện Việt Nam-Malaysia

Trong khuôn khổ chuyến thăm chính thức Malaysia của Tổng Bí thư Tô Lâm, hai bên đã nâng cấp quan hệ Việt Nam-Malaysia lên Đối tác chiến lược toàn diện.
Chủ tịch Quốc hội Trần Thanh Mẫn hội đàm với Chủ tịch Quốc hội Campuchia

Chủ tịch Quốc hội Trần Thanh Mẫn hội đàm với Chủ tịch Quốc hội Campuchia

Hai Chủ tịch Quốc hội đã trao đổi thực chất, hiệu quả về các biện pháp thúc đẩy quan hệ hợp tác giữa hai nước, hai Quốc hội trong thời ...
Lần thứ hai liên tiếp trúng cử thành viên UNCITRAL: Vị thế, uy tín của Việt Nam không ngừng được củng cố, nâng cao

Lần thứ hai liên tiếp trúng cử thành viên UNCITRAL: Vị thế, uy tín của Việt Nam không ngừng được củng cố, nâng cao

Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao Bùi Thanh Sơn trả lời phỏng vấn nhân dịp Việt Nam trúng cử thành viên UNCITRAL nhiệm kỳ 2025-2031.
Việt Nam-Campuchia: Khánh thành công trình biểu tượng của tình đoàn kết, hữu nghị truyền thống giữa hai nước

Việt Nam-Campuchia: Khánh thành công trình biểu tượng của tình đoàn kết, hữu nghị truyền thống giữa hai nước

Tòa nhà hành chính Quốc hội Campuchia là công trình được Đảng, Nhà nước và nhân dân Việt Nam trao tặng Đảng, Nhà nước và nhân dân Campuchia.
Giá tiêu hôm nay 22/11/2024: Mất mốc quan trọng, hồ tiêu chịu sức ép khi dòng tiền vẫn đổ mạnh về kinh doanh cà phê và USD neo cao

Giá tiêu hôm nay 22/11/2024: Mất mốc quan trọng, hồ tiêu chịu sức ép khi dòng tiền vẫn đổ mạnh về kinh doanh cà phê và USD neo cao

Giá tiêu hôm nay 22/11/2024 tại thị trường trong nước quay đầu giảm nhẹ ở một số địa phương trọng điểm, giao dịch từ 138.000 – 139.500 đồng/kg.
Bước đi lịch sử tại Hội nghị thượng đỉnh G20

Bước đi lịch sử tại Hội nghị thượng đỉnh G20

Đánh thuế giới siêu giàu là một trong những chủ đề quan trọng tại Hội nghị thượng đỉnh Nhóm các nền kinh tế phát triển và mới nổi hàng đầu thế giới.
Thế giới sẽ thế nào khi ông Donald Trump trở lại Nhà Trắng

Thế giới sẽ thế nào khi ông Donald Trump trở lại Nhà Trắng

Trở lại Nhà Trắng một cách mạnh mẽ, áp đảo, Tổng thống đắc cử Donald Trump sẽ 'đối đãi' với thế giới như thế nào trong nhiệm kỳ 2.0 vẫn là câu hỏi bỏ ngỏ.
Tuần lễ cấp cao APEC 2024: Thúc đẩy nguyên tắc đa phương

Tuần lễ cấp cao APEC 2024: Thúc đẩy nguyên tắc đa phương

Không chỉ thúc đẩy hợp tác khu vực, Tuần lễ cấp cao APEC từ 10 đến 16/11 tại Peru còn là cơ hội để thúc đẩy các nguyên tắc đa phương.
Israel-Iran: Trả đũa trong tính toán

Israel-Iran: Trả đũa trong tính toán

Israel tiến hành tập kích đường không vào nhiều mục tiêu ở Iran. Đợt tấn công trả đũa của Israel có những điểm đáng chú ý và đặt ra nhiều vấn đề.
Phần Lan-Trung Quốc: Van giảm áp

Phần Lan-Trung Quốc: Van giảm áp

Không chỉ thúc đẩy quan hệ song phương, chuyến thăm Trung Quốc của Tổng thống Phần Lan còn góp phần ổn định quan hệ Trung Quốc EU...
Bán đảo Triều Tiên nóng ran, căng thẳng leo thang, 'gọi tên' bờ vực chiến tranh

Bán đảo Triều Tiên nóng ran, căng thẳng leo thang, 'gọi tên' bờ vực chiến tranh

Bán đảo Triều Tiên bất ngờ trở nên nóng bỏng nhất trong 70 năm qua, đến mức nhiều chuyên gia nhận định tình thế bên miệng hố chiến tranh...
'Hạt hòa bình' gieo mầm ngoại giao nông sản Mỹ-Trung

'Hạt hòa bình' gieo mầm ngoại giao nông sản Mỹ-Trung

Nhóm các nhà nghiên cứu Mỹ và Trung Quốc đang tiến hành dự án 'hạt hòa bình' nhằm thúc đẩy cân bằng thương mại nông nghiệp giữa hai nước.
Xung đột Nga-Ukraine: Đoán ý đồ người kế nhiệm, Tổng thống Biden đi thêm nước cờ 'một mũi tên trúng hai đích'

Xung đột Nga-Ukraine: Đoán ý đồ người kế nhiệm, Tổng thống Biden đi thêm nước cờ 'một mũi tên trúng hai đích'

Mặc dù sắp mãn nhiệm nhưng Tổng thống Mỹ Joe Biden đã có một quyết định quan trọng liên quan đến xung đột Nga-Ukraine.
Cái 'gật đầu muộn mằn' của Tổng thống Biden với Ukraine: Thay đổi cục diện hay thêm dầu vào lửa?

Cái 'gật đầu muộn mằn' của Tổng thống Biden với Ukraine: Thay đổi cục diện hay thêm dầu vào lửa?

Tổng thống Joe Biden đã quyết định 'xé rào' vũ khí cho Ukraine. Tuy nhiên, những 'đòn giáng' không thể tạo ra bằng lời nói.
Ngoại giao đa phương của Việt Nam tạo tiếng vang trên truyền thông Mexico

Ngoại giao đa phương của Việt Nam tạo tiếng vang trên truyền thông Mexico

Truyền thông Mexico đề cao vị thế và sự tham gia, đóng góp hiệu quả của Việt Nam tại các diễn đàn đa phương gần đây như APEC, G20...
Mỹ-Trung chạy đua ngoại giao đường sắt, tìm đường tới mỏ khoáng sản châu Phi

Mỹ-Trung chạy đua ngoại giao đường sắt, tìm đường tới mỏ khoáng sản châu Phi

Nhằm tiếp cận trữ lượng khoáng sản khổng lồ của châu Phi, Mỹ và Trung Quốc đã bỏ vốn đầu tư cơ sở hạ tầng, bao gồm ngoại giao đường sắt tại đây.
Chuyên gia Trung Quốc: Bài viết 'Chống lãng phí' của Tổng Bí thư Tô Lâm nêu bật nhiệm vụ quan trọng của Việt Nam trước cơ hội lịch sử

Chuyên gia Trung Quốc: Bài viết 'Chống lãng phí' của Tổng Bí thư Tô Lâm nêu bật nhiệm vụ quan trọng của Việt Nam trước cơ hội lịch sử

Chuyên gia Trung Quốc: Bài viết 'Chống lãng phí' của Tổng Bí thư Tô Lâm nêu bật nhiệm vụ quan trọng của Việt Nam trước cơ hội lịch sử của “kỷ nguyên vươn mình".
Phiên bản di động