Hình thức "Cơ quan đại diện ngoại giao" này được thiết lập khi giữa hai nước chưa có quan hệ ngoại giao chính thức hoặc khi giữa hai nước đã có quan hệ ngoại giao chính thức nhưng tạm thời bị cắt đứt.
Có rất nhiều ví dụ cho các Cơ quan đại diện theo hình thức trên. Văn phòng đại diện quyền lợi của Cộng hòa Liên bang Đức ở Phnom Penh trước khi hai nước có quan hệ ngoại giao chính thức hay Văn phòng liên lạc của việt Nam tại Washington và của Mỹ tại Hà Nội từ tháng 2 đến tháng 8/1995 trước khi hai bên thiết lập quan hệ ngoại giao và mở Đại sứ quán.
Năm 1979, Văn phòng đại diện quyền lợi của Ai Cập và các nước Arab sau khi những nước này cắt đứt quan hệ ngoại giao với nhau do việc Ai Cập đàm phán riêng rẽ với Israel. Tòa nhà của Đại sứ quán Ai Cập trước đây thì treo biển "Văn phòng đại diện quyền lợi của nước Cộng hòa Arab Ai Cập" còn những cán bộ ngoại giao Ai Cập dọn đến ở trong các sứ quán các nước có quan hệ hữu nghị với Ai Cập. Tương tự đối với Văn phòng đại diện quyền lợi các nước Arab cắt đứt quan hệ ngoại giao với Ai Cập ở Cairo.
Một ví dụ khác, trong những năm 1970, sau khi Cuba và Mỹ cắt đứt quan hệ ngoại giao, Văn phòng đại diện quyền lợi của Mỹ ở Havana được đặt bên cạnh Đại sứ quán Thụy Sỹ, Văn phòng đại diện quyền lợi của Cuba tại Washington được đặt bên cạnh Đại sứ quán Tiệp Khắc.
Các Văn phòng này được bố trí ngay tại các tòa nhà mà trước đây là trụ sở Đại sứ quán. Sự khác biệt của Văn phòng này ở Đại sứ quán là ở dấu hiệu bề ngoài, không treo quốc kỳ và biển Đại sứ quán, người đứng đầu không gọi là Đại sứ mà là người lãnh đạo văn phòng. Còn những vấn đề khác trong đó có quyền tiếp xúc trực tiếp với các cơ quan và nhân vật chính thức của nước tiếp nhận về thực tế không khác chức năng của vị Đại diện ngoại giao thông thường.
Cán bộ Văn phòng đại diện quyền lợi hay Văn phòng liên lạc được hưởng các quyền ưu đãi, miễn trừ thông thường như đối với viên chức ngoại giao, trừ quyền trao đổi thư từ với Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận.
Tại một số nước, trong danh sách Đoàn Ngoại giao, mặc dù Văn phòng đại diện quyền lợi hay Văn phòng liên lạc tuy chỉ là hình thức công nhận thực tế nhưng được xếp sau ngay các Đại sứ quán trên các cơ quan lãnh sự. Người lãnh đạo Văn phòng được xếp ngay sau các Đại biện lâm thời.