Theo tập quán chung là ngay sau khi đến nước tiếp nhận, Đại sứ gặp Vụ trưởng Lễ tân nước đó để tìm hiểu về thủ tục trình Thư ủy nhiệm, đồng thời đề nghị sắp xếp cho Đại sứ được trao bản sao Thư ủy nhiệm. Nếu người nhận bản sao Thư uỷ nhiệm là Bộ trưởng Ngoại giao thì Đại sứ cũng đề nghị Bộ trưởng sắp xếp cho Đại sứ trình Thư ủy nhiệm lên Nguyên thủ quốc gia.
Cuộc gặp giữa Bộ trưởng và Đại sứ lần này mang tính chất lễ tân, thông thường, hai bên không nêu những vấn đề quan trọng để thảo luận. Tuy nhiên, nhiều nước đơn giản hơn thủ tục lễ tân, Vụ trưởng Lễ tân Bộ Ngoại giao được Bộ trưởng Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận bản sao Thư ủy nhiệm của các Đại sứ. Khi trao bản sao Thư ủy nhiệm thư triệu hồi, và nội dung bài phát biểu mà Đại sứ sẽ đọc trong buổi lễ trình Thư (nếu có tập quán).
Lễ trình Thư ủy nhiệm được hình thành trong quá trình lịch sử với những nghi thức rất trọng thể, là hoạt động chính thức đầu tiên của vị Đại sứ nước ngoài với Nguyên thủ Quốc gia nước sở tại, là thời điểm bắt đầu chính thức thực hiện các chức năng của Đại sứ.
Cuộc tiếp xúc đầu tiên này cũng mang ý nghĩa chính trị quan trọng. Tại nhiều nước, nghi thức trình Thư ủy nhiệm được quy định rất cụ thể và đòi hỏi phải được tổ chức rất nghiêm túc. Mọi sơ suất từ phía nước tiếp nhận có thể bị coi là không tôn trọng Đại sứ và Nguyên thủ Quốc gia bổ nhiệm Đại sứ đó và cũng tương tự như vậy, một sơ suất dù nhỏ từ phía Đại sứ có thể gây ấn tượng không tốt từ phía nước chủ nhà.
Chính vì vậy, hầu hết các nước hiện nay, mặc dù rất bận rộn, các Nguyên thủ Quốc gia vẫn đích thân tiếp Đại sứ để nhận Thư ủy nhiệm và việc chuẩn bị cho buổi lễ trình Thư ủy nhiệm cũng được các Đại sứ chuẩn bị hết sức chu đáo.
Khác với nhiều nghi thức của lễ tân ngoại giao, nghi lễ trình bày Thư ủy nhiệm tại nhiều nước được duy trì trong nhiều năm không có thay đổi gì lớn. Tại nhiều nước, nghi lễ này đơn giản nhưng vẫn nghiêm trang trong khi một số nước vẫn còn giữ lại hình thức cầu kỳ của thời phong kiến, nhất là những nước theo chế độ quân chủ còn duy trì những lễ tiết cung đình trước đây.
Cũng có nước làm theo cách đặc biệt như Burkina Faso, Nguyên thủ quốc gia tiếp nhận Thư ủy nhiệm của Đại sứ nước ngoài trong các buổi mittinh của quần chúng nhân dân tổ chức tại các địa phương khác nhau trong nước.
Vậy sau khi trình Thư ủy nhiệm, Đại sứ sẽ có những hoạt động tiếp xúc như thế nào? Mời quý độc giả tiếp tục theo dõi tại mục Lễ tân ngoại giao.