Nguyên tắc sắp xếp ngôi thứ giữa những người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao

Cụ thể là Đại sứ xếp trên các Công sứ, Công sứ được xếp trên các Đại biện, Đại biện thường trú xếp trên các Đại biện lâm thời và trong cùng một cấp thì lấy thâm niên tức ngày giờ nhậm chức để sắp xếp thứ tự.

Trong khi vắng mặt người đứng đầu Cơ quan đại diện, Cơ quan đại diện vẫn giữ thứ bậc theo cấp bậc của người đứng đầu. Nhưng Đại biện lâm thời thì dù có hàm hay chức vụ ngoại giao như thế nào trước khi được cử làm Đại biện lâm thời cũng đều xếp sau những người đứng đầu chính thức của Cơ quan đại diện. Giữa các đại biện lâm thời, ngôi thứ không tính theo hàm hay chức vụ ngoại giao của người đó trước khi được cử làm Đại biện lâm thời mà theo ngày giờ thông báo nhậm chức với Bộ Ngoại giao.

Trong việc sắp xếp ngôi thứ của các đại diện ngoại giao, điều phải hết sức chú ý là không được vì một lý do nào xếp ngôi thứ cho một vị đại diện này mà làm thiệt đến ngôi thứ của vị đại diện khác. Vi phạm nguyên tắc quan trọng này sẽ làm tổn thương đến lòng tự trọng của người đại diện ngoại giao, có thể bị coi là phân biệt đối xử và gây phức tạp trong quan hệ giữa hai nước.

Đối với các nhà ngoại giao, vấn đề ngôi thứ có ý nghĩa quan trọng cả trong trường hợp được mời đến dự chiêu đãi hẹp tại nhà riêng. Trong thực tiễn lễ tân đã có những Đại sứ từ chối ngồi vào bàn tiệc vì ông ta thấy chỗ ngồi dành cho mình không được phù hợp. Vị Đại sứ này nói, cá nhân mình có thể ngồi đâu cũng được, nhưng với danh nghĩa đại diện một quốc gia, ông ta phải ngồi vào chỗ tương xứng.

Những năm gần đây, nhiều nước đã đơn giản một bước việc sắp xếp ngôi thứ cho Đoàn Ngoại giao, chỉ sắp xếp chỗ cho các vị đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao theo thứ tự ngày trình thư ủy nhiệm trong các lễ tiết chính thức như dự mittinh quan trọng, chiêu đãi trọng thể của nhà nước, khai mạc các kỳ họp quốc hội… còn các buổi tiệc, tiệc trà, xem biểu diễn nghệ thuật, chiếu phim, xem thi đấu thể thao, các cuộc đi tham quan địa phương… thì chỉ đối với Trưởng Đoàn Ngoại giao là có sắp xếp chỗ đứng, chỗ ngồi cụ thể, còn đối với các Đại sứ, Đại biện khác thì không sắp xếp cụ thể mà để tự do. Trong các trường hợp này, các vị Đại sứ, Đại biện đều ý thức được vị trí của mình và tự lựa chọn chỗ phù hợp.