| Đại sứ Việt Nam tại Mỹ Hà Kim Ngọc trình Quốc thư tới Tổng thống Mỹ Donald Trump năm 2018. |
Trên cơ sở Quyết định của Chủ tịch nước và thông tin về tên, chức danh đầy đủ của Nguyên thủ Quốc gia, Quốc hiệu, thủ đô nước tiếp nhận do Vụ khu vực cung cấp, Cục Lễ tân Nhà nước sẽ soạn thảo Quốc thư (gồm Thư ủy nhiệm Đại sứ mới – Letter of Credence và Thư triệu hồi Đại sứ tiền nhiệm – Letter of Recall) trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ký tắt, sau đó trình Chủ tịch nước ký chính thức.
Trước khi đi nhận nhiệm vụ, Đại sứ đến Cục Lễ tân nhận Quốc thư để mang theo. Quốc thư tại mỗi nước (kể cả nước kiêm nhiệm) gồm: hai bản chính (một bản để trình lên Nguyên thủ Quốc gia nước tiếp nhận, một bản để Đại sứ lưu), một bản sao (bản sao này không có chữ ký và không đóng dấu) để Đại sứ trình đại diện Bộ Ngoại giao (có thể là Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng hoặc Vụ trưởng Lễ tân tùy theo quy định của từng nước) trước khi trình chính thức.
Đại sứ có trách nhiệm kiểm tra kĩ các thông tin ghi trong Quốc thư, nếu thấy có sai sót hoặc bạn đã thay đổi Nguyên thủ Quốc gia thì yêu cầu làm lại Quốc thư.
Trao bản sao Quốc thư
Theo thông lệ lễ tân, sau khi đến thủ đô nước tiếp nhận một vài ngày, Đại sứ gặp Vụ trưởng Vụ Lễ tân để trao bản sao Quốc thư (ở một vài nước, Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng Ngoại giao nhận bản sao).
Nói chung, các nước không tổ chức thành buổi lễ mà chỉ tổ chức cho Vụ trưởng Lễ tân tiếp Đại sứ để nhận bản sao Quốc thư và giới thiệu nghi thức, thời gian lễ trình Quốc thư.
Tại cuộc tiếp này, Đại sứ chủ động trao bản sao cho Vụ trưởng Vụ Lễ tân, sau đó Vụ trưởng sẽ thông báo về lễ trình thư (nghi lễ, thời gian, trang phục, số lượng cán bộ Đại sứ quán tham dự). Gần đây, một số nước yêu cầu Đại sứ trao bản sao là bản chụp Quốc thư.
Tại buổi tiếp này, nếu Vụ trưởng Vụ Lễ tân không đề cập thì Đại sứ chủ động hỏi quy định của nước sở tại về những hoạt động, tiếp xúc mà Đại sứ tiến cử (Đại sứ đã trao bản sao mà chưa trình Quốc thư lên Nguyên thủ Quốc gia: Ambassador – Designate) được làm. Nhiều nước có quy định khi chưa trình Quốc thư thì Đại sứ không ký các văn bản chính thức, không chủ trì các hoạt động chính thức, không chào xã giao, làm việc với lãnh đạo cấp cao.
Trình Quốc thư
Nhìn chung, mỗi nước có nghi thức lễ trình Quốc thư khác nhau. Một số nước có cử Quốc thiều hai nước và duyệt đội danh dự. Một số nước có quy định trong lễ trình Quốc thư, Đại sứ phải nói một vài câu trước khi trình thư lên Nguyên thủ Quốc gia nước tiếp nhận.
Ở một số nước, nghi thức buổi lễ trình Quốc thư rất đơn giản, Nguyên thủ Quốc gia nhận Quốc thư và chụp ảnh lưu niệm, không tiếp riêng.
Nếu nước sở tại không quy định cụ thể về trang phục trình Quốc thư (ví dụ: áo đuôi tôm đối với một số nước quân chủ), trang phục trình Quốc thư (của Đại sứ Việt Nam) là comple đối với Đại sứ nam và áo dài đối với Đại sứ nữ.
Khi trình Quốc thư lên Nguyên thủ Quốc gia, Đại sứ phải trình cả Thư ủy nhiệm Đại sứ mới và Thư triệu hồi Đại sứ tiền nhiệm (nếu đã có). Trước khi đi trình thư, Đại sứ chú ý kiểm tra lại thư và trực tiếp cầm thư, đặc biệt không nên đưa cho người ngồi xe khác cầm hộ để tránh xảy ra sự cố nếu xe đi sau bị chậm.
Tùy theo thực tế từng địa bàn, ngay sau khi kết thúc lễ trình Quốc thư trở về, Đại sứ quán có thể tổ chức cocktail nhẹ cảm ơn lãnh đạo, cán bộ lễ tân và đội xe hộ tống Đại sứ đi trình thư hoặc có quà lưu niệm tặng họ.
Theo thông lệ lễ tân, sau khi trình Quốc thư, Đại sứ gửi tới Đại sứ các nước khác trong Đoàn Ngoại giao thông báo đã trình Quốc thư. Thư cần gửi sớm, tốt nhất là 1-2 ngày sau khi đã trình Quốc thư.