Thời gian chờ trình Thư Ủy nhiệm là bao lâu?

Việc tổ chức lễ cho Đại sứ trình Thư Ủy nhiệm lên Nguyên thủ Quốc gia nước tiếp nhận, tập quán ở mỗi nước có khác nhau. Chẳng hạn, một số nước khi Đại sứ mới tới, trong thời gian sớm nhất tổ chức ngay lễ trình thư. Có nước tổ chức nhiều Đại sứ trình Thư Ủy nhiệm trong cùng một lần, thường là một hoặc hai tháng, có nước một quý, thậm chí lâu hơn mới tổ chức một đợt. Như vậy có Đại sứ phải chờ vài ba tháng mới được trình Thư Ủy nhiệm lên Nguyên thủ Quốc gia nước tiếp nhận tức là nhận chức chính thức tại nước tiếp nhận.

Thủ tục đầu tiên sau khi Đại sứ được chấp thuận đến nước tiếp nhận là trình bản sao Thư Ủy nhiệm. Thứ tự trình Thư Ủy nhiệm hoặc bản sao thư này căn cứ vào ngày và giờ đến của người đứng đầu Cơ quan đại diện. Nếu hai hoặc nhiều Đại sứ cùng đến trong một chuyến máy bay hoặc một chuyến xe lửa thì có thể căn cứ vào ngày giờ trả lời chấp thuận để xếp thứ tự. Người tiếp Đại sứ để nhận bản sao Thư Ủy nhiệm là Bộ trưởng Ngoại giao của nước tiếp nhận Đại sứ.

Hiện nay, nhiều nước đã đơn giản hóa thủ tục, bỏ cuộc tiếp xúc giữa Bộ hoặc Thứ trưởng Ngoại giao với Đại sứ mới trước lễ trình Thư Ủy nhiệm lên Nguyên thủ Quốc gia, và ủy nhiệm cho Vụ trưởng Lễ tân nhận bản sao Thư Ủy nhiệm. Theo tập quán một số nước, Đại sứ không cần tiếp xúc trao trực tiếp bản sao mà có thể gửi công hàm kèm theo các bản sao Thư Ủy nhiệm, thư triệu hồi (nếu có) cho Bộ Ngoại giao và Bộ Ngoại giao xác nhận bằng công hàm đã nhận được bản sao.

Để khỏi ảnh hưởng đến hoạt động của Đại sứ, Công ước Vienna năm 1961 quy định: “Người đứng đầu Cơ quan đại diện được coi như đã nhậm chức tại nước tiếp nhận kể từ khi đã trình Thư Ủy nhiệm hoặc kể từ khi đã thông báo là đã đến và trao một số bản sao Thư Ủy nhiệm cho Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận hoặc một Bộ khác đã được thỏa thuận”. (Công ước Vienna quy định Bộ Ngoại giao có thể do một Bộ có tên khác phụ trách hoặc kiêm thêm. Ví dụ: Australia có Bộ Ngoại giao và Thương mại, Bỉ có Bộ Ngoại giao, Ngoại thương và Hợp tác phát triển).

Quy định hay tập quán mỗi nước có thể có khác nhau, thông thường trước khi trình Thư Ủy nhiệm chính thức lên Nguyên thủ Quốc gia và sau khi trao bản sao Thư Ủy nhiệm, Đại sứ bắt đầu điều hành công việc của Đại sứ quán, có thể gặp Trưởng đoàn Ngoại giao và Đoàn Ngoại giao để tìm hiểu về tập quán địa phương có liên quan đến Cơ quan đại diện, tham gia các hoạt động lễ tiết của nước tiếp nhận. Tuy nhiên, chừng nào Đại sứ chưa trình Thư Ủy nhiệm chính thức lên Nguyên thủ Quốc gia nước tiếp nhận thì chưa nên tiếp xúc với các nhân vật lãnh đạo cao cấp của nước sở tại, thông thường từ cấp Bộ trưởng và tương đương trở lên.