Trong những ngày này, hai sự kiện lớn của Bộ Ngoại giao đang thu hút sự quan tâm của đông đảo công chúng, khi những tin tức, hình ảnh về HNNG 29 và HNNV 18 được truyền thông đăng tải khá dày đặc. Tuy nhiên, không nhiều người biết rằng, để những sự kiện trọng đại như vậy của Ngành diễn ra suôn sẻ thì bộ phận hậu cần đã phải khởi động từ nhiều tháng trước đó.
Lượng công việc đồ sộ
Được biết ngay từ 2-3 tháng trước khi Hội nghị diễn ra, nhiều đơn vị đã bắt tay vào việc. Các mảng việc được sắp xếp phân công cụ thể, từ khâu xây dựng nội dung tài liệu sao cho khoa học, đến việc sắp xếp cho các trưởng đại diện gặp gỡ lãnh đạo cấp cao, tiếp kiến các đại biểu từ địa phương, từ việc xây dựng kịch bản, đến phông, bàn, ăn ở, đi lại của các đại biểu... các nhóm việc đều được Văn phòng Bộ và Cục Ngoại vụ khớp nối hoàn chỉnh, với sự hỗ trợ của các đơn vị trong Bộ, như Cục Quản trị - Tài vụ, liên quan cơ sở vật chất phục vụ cho Hội nghị, và Cục Lễ tân Nhà nước - liên quan đến công tác lễ tân tổ chức hội nghị.
Đặc biệt, công tác hậu cần cho hai Hội nghị bắt đầu “cấp tập” khoảng 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra, tạo nên một không khí khẩn trương ở khắp các đơn vị trong Bộ.
| Ban Thư ký phục vụ Hội nghị Ngoại vụ 18. (Ảnh: Q. Hòa) |
Có thể nói, khó khăn nhất của công tác hậu cần là nhóm chuẩn bị tài liệu, bởi một tuần trước khi Hội nghị diễn ra, công tác xin ý kiến từ các đơn vị trong Bộ đến các địa phương để rồi tập hợp các nội dung sao cho khoa học nhất khiến các thành viên trong nhóm mất rất nhiều thời gian. Công việc diễn ra liên tục, có khi nhiều nhóm làm việc đến 12 giờ đêm mới kịp chuẩn bị đủ tài liệu cho các đại biểu.
Bên cạnh lượng công việc đồ sộ của nhóm hậu cần phục vụ HNNG 29, một mảng công việc không kém phần quan trọng, là công tác hậu cần cho HNNV 18.
Để có cái nhìn đầy đủ hơn về công tác này, tôi đã có cuộc trò chuyện với ông Phạm Việt Chiến, Phó Cục trưởng Cục Ngoại vụ (Bộ Ngoại giao), người được các sĩ quan liên lạc (Liaison Officer - LO) yêu mến đặt cho chức danh “Tư lệnh hậu cần” của HNNV.
Trong thời điểm hết sức căng thẳng và bận rộn bởi Hội nghị đang diễn ra, câu chuyện giữa chúng tôi bị ngắt quãng nhiều lần bởi những cuộc điện thoại tới tấp và cả những công văn giấy tờ cần giải quyết gấp…
Ông Phạm Việt Chiến cho biết, theo chỉ đạo Lãnh đạo Bộ, quá trình thực hiện công tác chuẩn bị cho HNNV 18 không chỉ có sự tham gia của Cục Ngoại vụ, mà còn có nhiều đơn vị khác của Bộ.
Nỗ lực vì thành công chung
Một trong những nét mới của công tác hậu cần cho HNNG 29 và HNNV 18 năm nay là sự góp mặt của các sĩ quan liên lạc - LO, phụ trách việc làm cầu nối giữa Ban Tổ chức và địa phương. Các LO có trách nhiệm đón tiếp đại biểu, thông báo chương trình, chuyển phát tài liệu và thu xếp các cuộc gặp bên lề giữa các lãnh đạo địa phương và Trưởng cơ quan đại diện. Trong đó, việc thu xếp các cuộc gặp đòi hỏi sự phối hợp rất nhịp nhàng, ăn ý sao cho vừa đạt hiệu quả công việc mà không ảnh hưởng tới lịch trình của các đại biểu.
Ông Chiến chia sẻ: “Công việc của LO như làm dâu trăm họ. Rất may là các cán bộ này không chỉ có kinh nghiệm mà còn có trách nhiệm cao và sự tận tâm với công việc nên tinh thần chung của Ban Tổ chức là làm sao đảm bảo các đại biểu địa phương có được điều kiện ăn ở, làm việc thuận tiện và hiệu quả nhất trong thời gian diễn ra hội nghị đã được các LO đảm bảo”.
Dù thời tiết không thuận lợi do ảnh hưởng của cơn bão số 3, nhưng từ 6 giờ sáng, các LO và các bộ phận có liên quan đã nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình để hai hội nghị diễn ra đúng như kế hoạch và được các đại biểu đánh giá rất cao.