Với nhiều cán bộ làm công tác lễ tân, tuyên truyền, phục vụ, nụ cười rạng rỡ trên khuôn mặt các nhà lãnh đạo, khép lại kỳ Hội nghị Cấp cao ASEAN 37, một năm ASEAN 2020 với nhiều điều đặc biệt, mang đến một cảm giác thở phào, một tâm trạng “bão qua” và con tim dường như cũng rộn ràng chung một nhịp đập tự hào về những nỗ lực dù là nhỏ bé hay lớn lao trong suốt một hành trình ASEAN 2020 đặc biệt.
Đại dịch Covid-19 bùng phát từ đầu năm 2020, thứ virus “ghê gớm” đưa gần như cả thế giới qua hết những khó khăn này đến những khó khăn khác, đẩy khoảng cách giữa người với người ra xa nhau hơn, khiến những kế hoạch tổ chức các hội nghị quốc tế trực tiếp bị đảo lộn và trì hoãn. Trong vai trò Chủ tịch ASEAN 2020, Việt Nam đã linh hoạt chuyển hướng, tổ chức hầu hết các hội nghị trong khuôn khổ năm Chủ tịch ASEAN thông qua hình thức trực tuyến. “Lửa thử vàng, gian nan thử sức”, tinh thần ấy đã được Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc cũng như Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao Phạm Bình Minh nhiều lần nhấn mạnh, truyền nguồn cảm hứng và động lực vô tận để mỗi ai tham gia vào “chiến dịch” ASEAN 2020 đều “chủ động” và linh hoạt “thích ứng”, hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao, dù trong bất kể vị trí hay vai trò nào.
Là những phóng viên theo sát mạch sự kiện ASEAN 2020 của báo Thế giới &Việt Nam, góp một phần bé nhỏ trong công tác tuyên truyền chung, chúng tôi như đã trải qua một hành trình của trọn vẹn cảm xúc, từ lo lắng, hồi hộp chuẩn bị các kế hoạch bài vở cho mỗi kỳ hội nghị, đến “vắt chân lên cổ” ngày đêm thực hiện cho kịp “deadline” và rồi nay vỡ òa cảm xúc trong lễ bế mạc Hội nghị Cấp cao 37. Niềm vui lan tỏa từ bục lớn trung tâm hội nghị, tới mọi ngóc ngách Trung tâm Hội nghị quốc tế, “làm ấm” cả một khoảng trời đông Hà Nội.
“Nhạc trưởng” lễ tân và điều tiếc nuối
| Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Nguyễn Phú Trọng đến dự và phát biểu chào mừng Hội nghị Cấp cao ASEAN 37. (Ảnh: Nguyễn Hồng) |
Phỏng vấn ông Mai Phước Dũng, Cục trưởng Cục Lễ tân nhà nước một ngày sau kỳ Hội nghị Cấp cao ASEAN 37 kết thúc, khi mọi cảm xúc còn vẹn nguyên trên khuôn mặt của “nhạc trưởng” lễ tân, những tâm tư còn “nóng hổi” trong những điều ông kể.
Sự thoải mái, nhẹ nhõm toát lên từ ánh mắt của một người gần như cả sự nghiệp gắn bó với công tác lễ tân, ông Dũng chia sẻ, công tác lễ tân cho năm ASEAN 2020 hoàn toàn khác biệt. Có thể nói, “lính” làm lễ tân “nhàn” hơn trong nhiều khâu, giảm áp lực trong nhiều công đoạn chuẩn bị và sự may mắn luôn song hành để mỗi sự kiện đến trong niềm hứng khởi và kết thúc trong sự trọn vẹn. Đặc biệt, với mỗi kỳ hội nghị quan trọng, dịch Covid-19 ở Việt Nam đều được kiểm soát tốt.
Để chuẩn bị cho năm ASEAN 2020, từ tháng 12/2018, Việt Nam thành lập Ủy ban Quốc gia ASEAN 2020. Năm 2019, Tiểu ban lễ tân tiến hành một loạt các hoạt động để chuẩn bị cho các hội nghị diễn ra theo hình thức trực tiếp, luôn trong tư thế sẵn sàng nhiệm vụ.
Tuy vậy, khi dịch Covid-19 bùng phát, Việt Nam đã phải lùi Hội nghị Cấp cao ASEAN 36 sang tháng Sáu, Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN (AMM) sang tháng Chín, Hội nghị Cấp cao ASEAN 37 giữ đúng lịch trình và tất cả các hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tuyến.
Theo ông Dũng, công tác lễ tân trong năm ASEAN 2020 “nhàn” hơn là bởi, trong chín mảng cần phải chuẩn bị cho mỗi kỳ hội nghị, nhiều mảng, trong đó có những mảng thậm chí rất quan trọng đã được lược bớt, như đón, tiễn đoàn tại sân bay; bố trí xe cộ đi lại; tiệc chiêu đãi, tặng phẩm, in ấn tài liệu, dịch thuật…
Thế nhưng, công tác bố trí cờ, phông vẫn cần được đảm bảo, nhằm thể hiện sự trang trọng cũng như không khí của sự kiện. Áp lực lớn nhất trong các kỳ Hội nghị Cấp cao ASEAN lần này với ông Dũng và đồng nghiệp là công tác chuẩn bị cho lễ khai mạc ở các Hội nghị Cấp cao ASEAN cũng như Lễ bế mạc tại Hội nghị Cấp cao ASEAN 37, những sự kiện này vẫn cần phải chuẩn bị như diễn ra hội nghị trực tiếp, tuy rằng lượng khách quốc tế ít hơn.
Có lẽ, chẳng phải quá lời khi bạn bè quốc tế hết lòng ca ngợi những nỗ lực của Việt Nam trong năm 2020, bởi rằng không khí của ASEAN trong bối cảnh bị đại dịch ngăn cách vẫn được lan tỏa rộng rãi, qua màn hình trực tuyến, qua những hình ảnh sống động, đậm chất ASEAN ở “đầu cầu” Việt Nam. Với những cán bộ thầm lặng đứng sau cánh gà như ông Dũng và đồng nghiệp, đó là niềm vui và thành công khôn tả xiết.
Sự khác biệt trong năm ASEAN 2020 mà ông nêu bật ngay sau câu hỏi của tôi chính là sự đúng giờ của hầu hết các hội nghị. Do không bị tác động bởi yếu tố thời gian của các sự kiện bên lề, các cuộc gặp song phương, thời gian đi lại,… nên lịch trình của các sự kiện luôn rất “khớp”.
Nhìn lại, việc tổ chức năm ASEAN 2020 đã giúp ông Dũng và đồng nghiệp có nhiều bài học và kinh nghiệm vô giá trong tổ chức các hội nghị trực tuyến. “Công tác lễ tân đã có được những kinh nghiệm quý báu trong việc tổ chức họp trực tuyến. Tương lai với thời đại công nghiệp 4.0, bệnh dịch chưa biết khi nào sẽ qua, hình thức họp trực tuyến sẽ là phổ biến. Chúng ta đã có kinh nghiệm và nếu tổ chức tiếp chỉ có thể tốt và tốt hơn”, ông Dũng chia sẻ.
Mọi người nói với nhau hai từ “trọn vẹn” khi đánh giá về năm ASEAN 2020, nhưng dường như, với nhiều người, trong từ “trọn vẹn” ấy vẫn còn đó đâu những trăn trở với kỳ vọng cao hơn nữa.
Ông Dũng và đồng nghiệp vẫn cùng chia sẻ một từ “giá”, giá như các cuộc họp, các kỳ hội nghị có thể tổ chức theo hình thức truyền thống, để những gì Việt Nam đã chuẩn bị được thể hiện nhiều hơn, sự thân thiện, mến khách của nước chủ nhà được cảm nhận rõ hơn, sự chu đáo của Việt Nam một lần nữa đi vào lòng bè bạn ASEAN và quốc tế…
Ông Dũng nhớ nhất câu nói của Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao Phạm Bình Minh trong khuôn khổ kỳ hội nghị vừa qua: “Chúng tôi nợ các bạn một bữa chiêu đãi, hy vọng có thể đáp lại vào một dịp khác”.
Chiêu đãi là một thành phần rất quan trọng của mỗi sự kiện, thể hiện trình độ tổ chức, sự mến khách và văn hóa của nước chủ nhà. “Chúng tôi vẫn muốn làm bởi chúng tôi tự tin về sự chuyên nghiệp và tinh thần mến khách, do vậy, có chút tiếc nuối sau năm ASEAN 2020 mặc dù những gì Việt Nam đã làm đều khiến bạn bè quốc tế cảm phục”, ông Dũng bày tỏ.
“Chị cả” báo chí và tâm tư người “phu chữ”
| Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc chủ trì buổi họp báo quốc tế về kết quả Hội nghị Cấp cao ASEAN 37 và các hội nghị liên quan. (Ảnh: Nguyễn Hồng) |
Tại Trung tâm báo chí của kỳ Hội nghị Cấp cao ASEAN 37, phóng viên chúng tôi được tiếp xúc và nhận được sự hỗ trợ hàng ngày của bà Lê Thị Thu Hằng, Vụ trưởng Vụ Thông tin Báo chí, Người phát ngôn Bộ Ngoại giao. Lúc nào, cũng với nụ cười thân thiện và gần gũi, bà trả lời mọi thắc mắc của chúng tôi. Tranh thủ giữa mọi bộn bề bài vở hỏi bà đôi câu, mới biết bà và nhiều cán bộ Vụ Thông tin Báo chí nhiều đêm không ngủ cùng cấp cao 37 và ASEAN 2020.
Bà Hằng chia sẻ, trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19, mặc dù các hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tuyến, áp lực của đội ngũ làm công tác truyền thông trong hội nghị không những không giảm bớt mà còn lớn hơn rất nhiều, “bởi vì, bên cạnh việc đảm bảo cho phóng viên tác nghiệp trực tiếp, chúng tôi còn phải hỗ trợ các phóng viên tường thuật, theo sự kiện online”.
Để tăng cường tính hiệu quả, bà Hằng cho biết bà và đồng nghiệp phải phát huy thế mạnh của công nghệ truyền thông mới, ngoài việc chuyển tải thông tin trên trang web của ASEAN, cũng tận dụng những công cụ mới như mạng xã hội. Toàn bộ các sự kiện như khai mạc, bế mạc hội nghị, họp báo... được truyền trực tiếp trên website Asean2020.vn cũng như các trang mạng xã hội. Các sự kiện, cuộc họp diễn ra trong khuôn khổ kỳ hội nghị đều được ghi hình những phút đầu và cung cấp miễn phí cho báo chí trong và ngoài nước.
Với khoảng gần 300 phóng viên trong nước và quốc tế “tụ hội” tại trung tâm báo chí, chúng tôi không hề thấy ngột ngạt hay mệt mỏi, luôn động viên và giúp đỡ lẫn nhau dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn chung của “chị cả” - Người phát ngôn Bộ Ngoại giao và các cán bộ Vụ Thông tin báo chí. Dường như càng trong khó khăn và hoàn cảnh đặc biệt, các nhà báo lại càng có thể dễ dàng “phóng bút”. Bà Hằng cho biết, điểm nổi bật là lượng thông tin về các Hội nghị Cấp cao ASEAN và các Hội nghị Cấp cao liên quan vừa qua trên các trang báo chí trong nước và nước ngoài còn lớn hơn so với các hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tiếp trước đó.
Sau ASEAN 2020, một cảm giác hụt hẫng thoáng qua đâu đó trong suy nghĩ của mỗi người, một sự nhớ nhung hay tiếc nuối hay cũng có thể là sự trút bỏ được những áp lực đeo đẳng trong một thời gian dài… ASEAN 2020 là một phần khó quên trong sự nghiệp và kỷ niệm của những người trong cuộc!