| Chủ tịch Hồ Chí Minh, đồng chí Trường Chinh (đứng ngoài cùng bên trái), đồng chí Nguyễn Cơ Thạch (đứng thứ ba từ bên phải sang) chụp chung với các gia đình cán bộ ở chiến khu Việt Bắc (1948). |
Ông Nguyễn Cơ Thạch tham gia hoạt động cách mạng từ khi mới học năm thứ nhất trung học. Đó là cuộc cách mạng giành độc lập dân tộc và giải phóng đất nước.
Khi đất nước đã được giải phóng và thống nhất, ông vẫn tiếp tục làm cách mạng. Lần này là cuộc cách mạng giải phóng bộ máy nhà nước khỏi lối tư duy cũ kỹ và lạc hậu, khỏi phương pháp làm việc kiểu “sáng cắp ô đi, tối cắp về”.
Phễu giải quyết công việc
Nhìn lại những thay đổi trong công tác đào tạo cán bộ, công tác xây dựng ngành, công tác nghiên cứu quan hệ quốc tế và thực tiễn hoạt động ngoại giao các thập niên 1970 và 1980, có thể thấy rõ sự trăn trở và suy nghĩ không ngơi nghỉ của nhà cách mạng Nguyễn Cơ Thạch. Ông trăn trở để tìm ra phương pháp làm việc khoa học và những biện pháp thực hiện hiệu quả mang tính cách mạng khi đất nước đã chuyển sang thời kỳ mới.
Cùng với việc tổ chức lại công tác đào tạo cán bộ, đưa những nội dung mới vào chương trình giảng dạy, nghiên cứu toàn diện quan hệ quốc tế, thực hiện linh hoạt phương châm “dĩ bất biến ứng vạn biến”… vì lợi ích dân tộc và lợi ích quốc gia, nhà cách mạng Nguyễn Cơ Thạch còn chỉ đạo đổi mới cách thức “vận hành” của Bộ Ngoại giao và các đơn vị trong bộ.
Bên cạnh những khái niệm mới như “bồi dưỡng kiến thức ngoại giao”, “tập sự cấp vụ - trợ lý vụ trưởng”, “tập sự cấp bộ - trợ lý bộ trưởng”, sau này còn mở rộng ra “trợ lý trưởng phòng”, “đề bạt thường xuyên”… còn có những khái niệm ban đầu được tiếp nhận một cách lạ lùng như “phễu giải quyết công việc”, “quản lý đầu vào - đầu ra”, “thưởng-phạt”…
Tất cả đều là kết quả tư duy sáng tạo và chỉ đạo thực hiện một cách khoa học có lộ trình từ đơn giản đến phức tạp của Bộ trưởng Nguyễn Cơ Thạch.
Trước khi ông chính thức làm bộ trưởng thì các thứ trưởng Bộ Ngoại giao - cũng như thứ trưởng ở các bộ và các cơ quan khác của Chính phủ - đều được phân công đảm nhiệm một phần việc cụ thể và hằng ngày giải quyết những việc trong phạm vi được phân công. Công chức ở tất cả các cơ quan đều coi việc đó là bình thường vì đã quá quen với cách tổ chức cổ điển này.
Bộ trưởng Nguyễn Cơ Thạch quyết tâm thay đổi vì cho rằng cách làm ấy đã vô tình tạo ra các “vương quốc” với một thứ trưởng đứng đầu một số đơn vị, các “vương quốc” ít biết về hoạt động của nhau nên việc đóng góp cho công việc chung bị hạn chế, cũng tức là ảnh hưởng đến sức mạnh tổng hợp của toàn ngành ngoại giao.
Trước “đổi mới” có 2 lĩnh vực công việc: chính trị đối ngoại và xây dựng ngành. Nay thêm lĩnh vực mới là ngoại giao kinh tế. Mỗi lĩnh vực có 2 phần việc: tác chiến hằng ngày và nghiên cứu cơ bản.
Để phục vụ tác chiến hằng ngày, mỗi lĩnh vực được phân công cho 1 thứ trưởng. Công việc tác chiến của các đơn vị thuộc lĩnh vực nào thì dồn vào vị thứ trưởng phụ trách lĩnh vực đó nên được hình dung như cái phễu. Nghe lạ tai nhưng dễ hiểu và công việc cứ như nước chảy vào cái phễu đã chỉ định. Khoảng 6 tháng lại luân chuyển “phễu” nên không còn tình trạng “vương quốc”.
Khi thực hiện chế độ tập sự cấp bộ thì các Trợ lý Bộ trưởng đảm nhiệm vai trò “phễu”. Các vị khác trong lãnh đạo bộ tập trung trí tuệ và công sức cho những việc lớn và lâu dài như nghiên cứu cơ bản và định hướng chiến lược, sơ kết - tổng kết, nêu kinh nghiệm và bài học… trong cả 3 lĩnh vực chính trị đối ngoại, ngoại giao kinh tế và xây dựng ngành.
Sức mạnh của toàn ngành được huy động và có cơ hội phát huy. Trong cái guồng máy đó, thông tin kịp thời, súc tích và chính xác là rất cần thiết.
Kỹ năng trên 2 trang A4
Văn phòng Bộ được giao nhiệm vụ chuyển thông tin về kết quả xử lý công việc hằng ngày để các vị lãnh đạo và các “phễu” biết việc của nhau, tức là biết hoạt động chung của cả bộ, qua đó có thể góp ý kiến kịp thời cho công tác ngoại giao từ các góc độ và tầm nhìn khác nhau.
| "Không được viết dài vì một lý do đơn giản: viết ngắn và súc tích thì người viết phải động não - đó cũng là cách tự học và rèn luyện kỹ năng tổng hợp thông tin". |
Theo chỉ thị của Bộ trưởng Nguyễn Cơ Thạch, một số đơn vị tổng hợp cũng được cung cấp thông tin này. Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng Bộ, tình hình và kết quả xử lý công việc đi qua Tổ Thư ký được tổng hợp trong một thông tin ngắn gọn và rõ ràng trước khi trả về các đơn vị giải quyết trực tiếp.
Công việc tưởng như đơn giản lại không đơn giản. Cái khó của việc này là phải chọn nhanh, chọn kỹ và chỉ được ghi lại trên 2 trang giấy A4 in bằng kiểu chữ, cỡ chữ và khoảng cách giữa các dòng theo quy định để các vị cao niên không phải dùng kính lúp cũng đọc được.
Hằng ngày có biết bao nhiêu việc, có những việc phải kể lể dài dòng, có những việc kéo dài hằng tuần, hằng tháng, cá biệt có việc kéo dài từ năm này sang năm khác… nhưng chỉ ghi trên 2 trang giấy.
Không được viết dài vì một lý do đơn giản: viết ngắn và súc tích thì người viết phải động não - đó cũng là cách tự học và rèn luyện kỹ năng tổng hợp thông tin; người đọc có thể tiết kiệm thời gian cho những việc khác - đó cũng là cách huy động trí tuệ và công sức chung cho nhiều nhiệm vụ. Tất cả đều nằm trong lộ trình có tính toán khoa học của ông Thạch.
Nhóm 3 người 3 máy tính đầu tiên của Bộ Ngoại giao
Một việc khác cũng giao cho Văn phòng Bộ là phục vụ Lãnh đạo Bộ quản lý và điều hành công việc của cơ quan một cách tổng thể, theo phân cấp, không bỏ sót việc và bảo đảm thời gian theo yêu cầu của từng loại việc. Ông Thạch gọi là “quản lý đầu vào - đầu ra”.
Biết trước sự vất vả của công việc này, ông Thạch yêu cầu trang bị 3 máy tính điện tử cho nhóm tổng hợp 3 người ở Văn phòng Bộ. Đây là những máy tính điện tử đầu tiên của Bộ Ngoại giao. Và tôi là một trong 3 người đầu tiên đó.
Gần chục năm sau, khi thực hiện chương trình Kế hoạch hành động toàn diện (CPA) về người vượt biên thì Cục Lãnh sự trở thành đơn vị thứ hai được trang bị máy tính bằng kinh phí của Liên hợp quốc.
Thời đó mới có máy tính nên Văn phòng phải tham khảo ý kiến của nhiều người, nhiều đơn vị khi dựng sơ đồ “input – output”. Có ý kiến nói “cái hộp đen mới quan trọng” thì chúng tôi không hiểu “hộp đen” là gì. Được chỉ vào cái CPU chúng tôi gật gù tỏ ý hiểu: À, cái hộp ấy sơn mầu đen!
Câu chuyện “hộp đen” giúp chúng tôi hình dung rõ hơn quan hệ giữa các đơn vị liên quan đến “đầu vào - đầu ra”. Văn phòng như bàn phím và màn hình, có thêm con chuột giúp đi “theo” việc. Tất cả các đơn vị còn lại đều ở trong CPU.
| "Câu chuyện “hộp đen” giúp chúng tôi hình dung rõ hơn quan hệ giữa các đơn vị liên quan đến “đầu vào - đầu ra”. Văn phòng như bàn phím và màn hình, có thêm con chuột giúp đi “theo” việc. Tất cả các đơn vị còn lại đều ở trong CPU". |
Văn phòng có nhiệm vụ phục vụ quản lý về mặt cơ học - và chỉ về mặt cơ học - mọi việc của Bộ Ngoại giao lúc có “đầu vào” tức là khi có việc và lúc có “đầu ra” tức là khi hoàn thành việc đó.
Quản lý nội dung và kết quả công việc thuộc về CPU tức là các đơn vị chức năng. Văn phòng đưa kết quả công việc lên màn hình trình Lãnh đạo Bộ, các đơn vị tổng hợp giúp bộ đánh giá và “thưởng-phạt”.
Mỗi ngày có hàng chục, thậm chí hàng trăm “đầu vào” đủ loại: chương trình công tác, công văn, các loại điện, ý kiến chỉ đạo trực tiếp và qua điện thoại, thông tin của các đại sứ quán và các đơn vị trong nước, kết luận trong giao ban, phản ánh từ các cơ quan, đoàn thể, địa phương v.v và v.v… Không có cách nào thống kê hết các loại “đầu vào” vì theo thời gian luôn luôn có thêm những hình thức thông tin mới.
Do đó, phải phân loại và sắp xếp các đầu việc vào một số nhóm “input” để bảo đảm không bỏ sót. Và, phải có mặt tại nhiều cuộc giao ban. Tiếp theo là theo dõi việc thực hiện. Việc này khá vất vả vì phải “theo” việc từ đầu đến cuối.
| Bộ trưởng Ngoại giao Nguyễn Cơ Thạch nói chuyện với cán bộ Đại sứ quán Việt Nam và Việt kiều tại Pháp, tháng 5/1982. (Ảnh tư liệu) |
Những việc phức tạp - loại phức tạp chiếm đa số và chính vì phức tạp nên phải theo sát - thường phải điều chỉnh thời hạn hoàn thành nhiều lần.
Nhóm tổng hợp “bận như nuôi con mọn” vì chỉ cần một chút sơ suất là “mất dấu” và không thể đổ lỗi kiểu “tại cái máy tính” được.
Nhiều người xác nhận trong những năm ông Nguyễn Cơ Thạch làm bộ trưởng, cường độ làm việc được đẩy lên rất cao. Ba cái máy tính điện tử ở Văn phòng Bộ cũng góp phần đẩy cường độ làm việc lên cao, bộ ba ấy làm việc với công suất khá lớn. Kết quả công việc thời Bộ trưởng Nguyễn Cơ Thạch cũng cao hơn hẳn.
Vất vả với việc phân loại và theo dõi thực hiện các nhóm “đầu vào” bao nhiêu thì chúng tôi lại nhàn nhã với các nhóm “đầu ra” bấy nhiêu vì khi đó chỉ cần con chuột “click” một cái ghi nhận công việc hoàn thành là có thông báo “đã xong”. Việc đánh giá chất lượng thuộc về các đơn vị tổng hợp - trong đó có Văn phòng Bộ.
Lãnh đạo Bộ quyết định “thưởng-phạt”.
Sau một thời gian vừa làm vừa học và đã xây dựng được quy trình xử lý tương đối chặt chẽ và có hiệu quả, nhóm “đầu vào - đầu ra” báo cáo người chỉ đạo trực tiếp là Trợ lý Bộ trưởng Bùi Hồng Phúc, thời gian đó đang giữ chức Chánh Văn phòng Bộ và người chỉ đạo thường xuyên là Phó Chánh Văn phòng Nguyễn Phú Bình.
Hai anh nhất trí cho sản phẩm trình làng.
Trong một cuộc giao ban đầu tuần của Bộ Ngoại giao, anh Nguyễn Phú Bình chính thức thông báo Văn phòng thực hiện chỉ đạo của Bộ trưởng Nguyễn Cơ Thạch triển khai áp dụng cách quản lý và điều hành mới bằng việc vận hành cơ chế “đầu vào - đầu ra”.
Do đã một vài lần thử nghiệm với các đơn vị chủ chốt có nhiều “đầu vào” nên mọi người hào hứng với cách quản lý và điều hành mới. Lãnh đạo các đơn vị cũng rất muốn có “cái máy nhắc việc” để cấp dưới đỡ bỏ sót. Nhóm 3 người 3 máy thấy vui vì làm được một việc có ích!
Trưởng thành từ nhóm “đầu vào- đầu ra”
Sau đợt này, tôi được cử đi học lớp lý luận chính trị cao cấp và bồi dưỡng kiến thức kinh tế. Khóa học đặc biệt ở chỗ học viên được tách khỏi công việc hằng ngày để dành toàn bộ thời gian lên lớp nghe giảng, tham gia hội thảo, viết tiểu luận…
Phát biểu tại buổi tổng kết và khen ngợi những người đạt kết quả cao trong khóa học, Thứ trưởng Nguyễn Dy Niên nói: “Việc học tập lý luận Marx-Lenin là nhằm tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ kế cận. Đây là lớp học đầu tiên mà học viên là những người rất bận việc cơ quan vẫn phải tách ra để đi học”.
Học tập lý luận Marx-Lenin cũng là một trong những yêu cầu hàng đầu của Bộ trưởng Nguyễn Cơ Thạch. Đối với tôi, đó là phần thưởng cho những việc đã làm, cũng là sự khích lệ tìm hướng mới trong tư duy.
Cuối cùng, tôi được cử đi công tác nhiệm kỳ ở nước ngoài.
Thời gian làm việc với nhóm 3 người 3 máy tính đầu tiên của Bộ Ngoại giao trong dự án “đầu vào - đầu ra” và “thông tin 2 trang” ở Văn phòng Bộ đã giúp tôi có các kiến thức cần thiết và tích lũy được nhiều kinh nghiệm rất hữu ích cho công việc những năm sau này.
Tôi phải xây dựng mạng cấp hộ chiếu ở Cục Lãnh sự có kết nối với Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh; chuyển tạp chí Quê Hương “được đưa lên Internet” từ năm 1997 nhưng chỉ là một trang “ký sinh” hay còn gọi là “tầm gửi” trên trang chủ của Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông - VNPT thành một website chính thức có thiết kế của tờ báo điện tử, có địa chỉ riêng trên Internet với tên miền .vn, các biên tập viên làm việc trực tuyến… Tôi cũng thiết lập mạng nội bộ cho cơ quan ở Bonn (Đức) theo kế hoạch chung của Bộ Ngoại giao.
Có lẽ đó là cái duyên.
Nhưng, trước hết là do Bộ trưởng Nguyễn Cơ Thạch đã đổi mới phương pháp quản lý và điều hành công việc ở Bộ Ngoại giao, nhờ đó tôi đã đổi mới tư duy.