Ngày tàn của email!

Với Việc nhiều công ty trên thế giới ban hành chính sách ngừng sử dụng email, người ta phải nhìn nhận lại xem đây có phải là công cụ làm việc tối ưu hay không…
Theo dõi Baoquocte.vn trên
Việc phải nhận email đã trở thành nỗi ám ảnh của nhiều người. (Ảnh minh họa)

“Nô lệ” bất đắc dĩ

Giám đốc công ty tư vấn Get Organised (Mỹ) Clare Burgeu từng tin rằng mình đã có phương pháp quản lý thư điện tử hiệu quả. Tuy nhiên, trở về sau chuyến đi chơi kéo dài mười ngày, cô phát hiện mình có đến 10.000 email trong hộp thư đến. Chẳng kịp nghỉ ngơi, cô Burgeu đã phải bắt tay vào giải quyết công việc. Khi sự căng thẳng lên đến tận cùng, vị giám đốc này đã quyết định thử ngừng sử dụng email trong vòng một năm. Cô đặt chế độ trả lời tự động trong hòm thư để yêu cầu mọi người gọi điện trực tiếp cho mình. Với Burgeu, đó là quyết định đã làm thay đổi cuộc đời cô.

“Email là một công cụ ích kỷ”, cô Clare Burgeu nhận xét. "Mọi người liên tục gửi công việc cho nhau mà chẳng cần quan tâm rằng đối phương có muốn nhận nó hay không. Và kết quả là chúng ta sẽ trở thành “nô lệ” của email. Chúng ta luôn phải kiểm tra hộp thư đến của mình từ khi tỉnh dậy cho đến lúc lên giường đi ngủ”.

Đa số nhân viên văn phòng từng trải qua những giây phút căng thẳng giống như Burgeu khi phải nhận hàng trăm email suốt ngày đêm. Theo một nghiên cứu của các nhà khoa học Anh thì chính thư điện tử là một nguyên nhân khiến các nhân viên xao nhãng khỏi nhiệm vụ chính. Các nhà nghiên cứu ước tính, mỗi người sẽ phải mất trung bình 64 giây để trở lại làm việc sau khi kiểm tra email. Các nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng việc kiểm tra email (với nhiều thư rác) này có thể tiêu tốn hàng giờ đồng hồ mỗi ngày.

Lập lại thời gian biểu

Tại Van Meter, một công ty phân phối điện ở Mỹ thì việc thiết lập thời gian gửi email làm một phần nằm trong chương trình cải thiện văn hóa làm việc. Giám đốc điều hành Lura McBride của Van Meter đã bắt đầu chính sách này khi cô nhận ra mình luôn có thói quen tạt vào lề đường để giải quyết nốt công việc từ email trong khi bốn đứa con ngán ngẩm chờ đợi trên xe.

Vị nữ giám đốc này đã đề nghị với đội ngũ lãnh đạo cấp cao của công ty về việc ngừng gửi email nội bộ vào cuối tuần hay ngoài khoảng thời gian từ 7h-17h ngày thường. Cô cho rằng khi mọi người nghe thấy tiếng chuông báo email sau giờ làm, họ đều cảm thấy bị buộc phải kiểm tra hòm thư xem có gì quan trọng hay không. Việc ban hành chính sách này sẽ là một hành động tôn trọng thời gian nghỉ ngơi của các nhân viên trong công ty.

Hiện tại, Lura McBride và các nhân viên khác đôi khi vẫn phải làm thêm giờ. Tuy nhiên, nếu viết email cho ai đó, họ sẽ giữ lại và gửi nó vào sáng hôm sau, trừ trường hợp khẩn cấp.

Cô chia sẻ: “Ở cơ quan cũ của tôi, một số người luôn cảm thấy tự hào rằng mình đã làm việc chăm chỉ với bằng chứng là những email gửi lúc nửa đêm. Giờ đây, khi nghĩ lại, tôi thấy việc làm ấy thật đáng xấu hổ”.

Giải pháp thay thế

Hồi cuối năm ngoái, ngay khi nghe câu chuyện của Clare Burgeu, ông Lee Mallon - người sáng lập công ty tư vấn IT Rarely Impossible cũng đã quyết định áp dụng chính sách cấm email. Ông chia sẻ: “Tôi dùng điện thoại để kiểm tra thư điện tử khoảng 150 lần mỗi ngày. Việc nhận được quá nhiều email khiến tôi bị mất tập trung và cảm thấy phiền toái”.

Theo ông Mallon thì thách thức lớn nhất trong chính sách cấm sử dụng email là công ty phải tìm ra một chương trình khác có thể làm tốt nhiệm vụ phân công công việc và chia sẻ tài liệu. Trước đây, email được xem là “kho lữu trữ” và là phương tiện để tương tác với khách hàng. Tuy nhiên hiện nay, các nhân viên văn phòng có rất nhiều sự lựa chọn để giải quyết công việc. Để liên lạc nội bộ trong một văn phòng nhỏ, họ có thể trực tiếp gọi điện hoặc nhắn tin. Còn đối với việc chia sẻ thông tin và theo dõi dự án, họ sẽ sử dụng các chương trình như Skype, Dropbox hay Slack.

“Sự tương tác giữa đội ngũ nhân viên của tôi đã được cải thiện đáng kể”, ông Mallon cho biết. “Họ tiết kiệm được khoảng 20% thời gian làm việc so với trước đây bằng việc ngừng sử dụng email. Mọi vấn đề đều được giải quyết ngay lập tức”.

Bích Trâm



 

Xem nhiều

Đọc thêm

Bầu cử tổng thống Mỹ 2024 bắt đầu, hai ứng viên hòa nhau tại điểm đầu tiên, kịch bản nào để tới con số quyền lực?

Bầu cử tổng thống Mỹ 2024 bắt đầu, hai ứng viên hòa nhau tại điểm đầu tiên, kịch bản nào để tới con số quyền lực?

Nếu các cuộc thăm dò trước bầu cử tổng thống Mỹ 2024 là chính xác, cuộc đua năm nay cần theo dõi sát 7 tiểu bang chiến địa.
Lịch cúp điện Bình Thuận hôm nay ngày 6/11/2024

Lịch cúp điện Bình Thuận hôm nay ngày 6/11/2024

Thông tin lịch cúp điện tại Bình Thuận theo từng khu vực được cập nhật mới nhất từ Điện lực miền Nam ngày 6/11/2024.
Chim cánh cụt châu Phi suy giảm nhanh số lượng, đứng trước nguy cơ tuyệt chủng

Chim cánh cụt châu Phi suy giảm nhanh số lượng, đứng trước nguy cơ tuyệt chủng

Chim cánh cụt châu Phi, loài chim cánh cụt duy nhất sinh trưởng trên lục địa này, đang đối mặt với nguy cơ tuyệt chủng trong tự nhiên vào năm ...
Đất hiếm khuấy động thị trường, lý do đến từ Myanmar

Đất hiếm khuấy động thị trường, lý do đến từ Myanmar

Giá đất hiếm đã trở lại thành tâm điểm của thị trường khi bất ngờ tăng vọt từ đầu tháng 11/2024.
Hàng loạt sự kiện hấp dẫn hứa hẹn khuấy động Tuần Văn hóa - Du lịch tỉnh Hòa Bình 2024

Hàng loạt sự kiện hấp dẫn hứa hẹn khuấy động Tuần Văn hóa - Du lịch tỉnh Hòa Bình 2024

Từ ngày 15-23/11, Tuần Văn hóa - Du lịch tỉnh Hòa Bình năm 2024 sẽ diễn ra với nhiều hoạt động văn hóa, trải nghiệm hấp dẫn.
Bài viết của Tổng Bí thư Tô Lâm: 'Tinh - Gọn - Mạnh - Hiệu năng - Hiệu lực - Hiệu quả'

Bài viết của Tổng Bí thư Tô Lâm: 'Tinh - Gọn - Mạnh - Hiệu năng - Hiệu lực - Hiệu quả'

Báo TG&VN giới thiệu bài viết của Tổng Bí thư Tô Lâm về xây dựng hệ thống chính trị với tiêu đề: 'Tinh - Gọn - Mạnh - Hiệu năng ...
Israel-Iran: Trả đũa trong tính toán

Israel-Iran: Trả đũa trong tính toán

Israel tiến hành tập kích đường không vào nhiều mục tiêu ở Iran. Đợt tấn công trả đũa của Israel có những điểm đáng chú ý và đặt ra nhiều vấn đề.
Phần Lan-Trung Quốc: Van giảm áp

Phần Lan-Trung Quốc: Van giảm áp

Không chỉ thúc đẩy quan hệ song phương, chuyến thăm Trung Quốc của Tổng thống Phần Lan còn góp phần ổn định quan hệ Trung Quốc EU...
Bán đảo Triều Tiên nóng ran, căng thẳng leo thang, 'gọi tên' bờ vực chiến tranh

Bán đảo Triều Tiên nóng ran, căng thẳng leo thang, 'gọi tên' bờ vực chiến tranh

Bán đảo Triều Tiên bất ngờ trở nên nóng bỏng nhất trong 70 năm qua, đến mức nhiều chuyên gia nhận định tình thế bên miệng hố chiến tranh...
Hội nghị thượng đỉnh BRICS và công cụ nâng tầm tự chủ

Hội nghị thượng đỉnh BRICS và công cụ nâng tầm tự chủ

Tăng cường quyền tự chủ và chủ quyền tài chính, giảm phụ thuộc vào hệ thống do phương Tây chi phối là một trong những trọng tâm của Hội nghị BRICS...
Tổng thống Mỹ đến Đức: Chuyến chia tay không nhẹ nhàng!

Tổng thống Mỹ đến Đức: Chuyến chia tay không nhẹ nhàng!

Không còn đua tiếp vào Nhà Trắng khiến việc đến Đức lần này của ông Joe Biden trở thành chuyến đi tạm biệt châu Âu trên cương vị Tổng thống Mỹ.
ASEAN tiếp tục khẳng định vai trò trung tâm

ASEAN tiếp tục khẳng định vai trò trung tâm

Không chỉ thảo luận vấn đề nội bộ, Hội nghị cấp cao ASEAN và các hội nghị liên quan còn là cơ hội để Hiệp hội khẳng định vai trò trung tâm của mình.
Bầu cử Mỹ trước 'giờ G': 'Kỳ phùng địch thủ' Trung Quốc vẫn gia tăng sức ảnh hưởng, chiến lược châu Á sẽ được định hình ra sao?

Bầu cử Mỹ trước 'giờ G': 'Kỳ phùng địch thủ' Trung Quốc vẫn gia tăng sức ảnh hưởng, chiến lược châu Á sẽ được định hình ra sao?

Cả ông Trump và bà Harris đều đang tìm cách mô tả bên kia là 'yếu thế trước Trung Quốc' trong nỗ lực vượt qua phe đối lập.
Quan hệ Mỹ-Anh hậu bầu cử: Hai ngã rẽ trước chân trời mới

Quan hệ Mỹ-Anh hậu bầu cử: Hai ngã rẽ trước chân trời mới

Quan hệ truyền thống Mỹ-Anh có thể sẽ đổi khác, khi cuộc bầu cử sắp tới mở ra hai viễn cảnh khác nhau cho mối thâm tình này.
Bài phát biểu tranh cử cuối cùng của bà Kamala Harris: Những 'đòn công kích' phút chót, so sánh rất giàu hình ảnh

Bài phát biểu tranh cử cuối cùng của bà Kamala Harris: Những 'đòn công kích' phút chót, so sánh rất giàu hình ảnh

Phó Tổng thống Kamala Harris đã có bài phát biểu khép lại chiến dịch tranh cử tại công viên Ellipse ở Washington, D.C.
'Ván cờ' Nga-Ukraine trước ngã rẽ bầu cử Mỹ

'Ván cờ' Nga-Ukraine trước ngã rẽ bầu cử Mỹ

Kết quả bầu cử Tổng thống Mỹ năm 2024 sẽ có ảnh hưởng lớn đến cục diện xung đột Nga-Ukraine.
Quan hệ Mỹ-Ấn đi về đâu sau khi Nhà Trắng đổi chủ?

Quan hệ Mỹ-Ấn đi về đâu sau khi Nhà Trắng đổi chủ?

Bất kể ai giành chiến thắng trong cuộc bầu cử Tổng thống Mỹ, chính quyền Washington mới cần tiếp tục xây dựng quan hệ hợp tác tốt đẹp với Ấn Độ.
Gia tăng 'sức nóng', BRICS được định vị là nhân tố chủ chốt trong quản trị toàn cầu tương lai

Gia tăng 'sức nóng', BRICS được định vị là nhân tố chủ chốt trong quản trị toàn cầu tương lai

Sức ảnh hưởng toàn cầu đang gia tăng của BRICS định vị nhóm này sẽ là một nhân tố chủ chốt trong quản trị toàn cầu tương lai.
Phiên bản di động