Ngày tàn của email!

Với Việc nhiều công ty trên thế giới ban hành chính sách ngừng sử dụng email, người ta phải nhìn nhận lại xem đây có phải là công cụ làm việc tối ưu hay không…
Theo dõi Baoquocte.vn trên
Việc phải nhận email đã trở thành nỗi ám ảnh của nhiều người. (Ảnh minh họa)

“Nô lệ” bất đắc dĩ

Giám đốc công ty tư vấn Get Organised (Mỹ) Clare Burgeu từng tin rằng mình đã có phương pháp quản lý thư điện tử hiệu quả. Tuy nhiên, trở về sau chuyến đi chơi kéo dài mười ngày, cô phát hiện mình có đến 10.000 email trong hộp thư đến. Chẳng kịp nghỉ ngơi, cô Burgeu đã phải bắt tay vào giải quyết công việc. Khi sự căng thẳng lên đến tận cùng, vị giám đốc này đã quyết định thử ngừng sử dụng email trong vòng một năm. Cô đặt chế độ trả lời tự động trong hòm thư để yêu cầu mọi người gọi điện trực tiếp cho mình. Với Burgeu, đó là quyết định đã làm thay đổi cuộc đời cô.

“Email là một công cụ ích kỷ”, cô Clare Burgeu nhận xét. "Mọi người liên tục gửi công việc cho nhau mà chẳng cần quan tâm rằng đối phương có muốn nhận nó hay không. Và kết quả là chúng ta sẽ trở thành “nô lệ” của email. Chúng ta luôn phải kiểm tra hộp thư đến của mình từ khi tỉnh dậy cho đến lúc lên giường đi ngủ”.

Đa số nhân viên văn phòng từng trải qua những giây phút căng thẳng giống như Burgeu khi phải nhận hàng trăm email suốt ngày đêm. Theo một nghiên cứu của các nhà khoa học Anh thì chính thư điện tử là một nguyên nhân khiến các nhân viên xao nhãng khỏi nhiệm vụ chính. Các nhà nghiên cứu ước tính, mỗi người sẽ phải mất trung bình 64 giây để trở lại làm việc sau khi kiểm tra email. Các nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng việc kiểm tra email (với nhiều thư rác) này có thể tiêu tốn hàng giờ đồng hồ mỗi ngày.

Lập lại thời gian biểu

Tại Van Meter, một công ty phân phối điện ở Mỹ thì việc thiết lập thời gian gửi email làm một phần nằm trong chương trình cải thiện văn hóa làm việc. Giám đốc điều hành Lura McBride của Van Meter đã bắt đầu chính sách này khi cô nhận ra mình luôn có thói quen tạt vào lề đường để giải quyết nốt công việc từ email trong khi bốn đứa con ngán ngẩm chờ đợi trên xe.

Vị nữ giám đốc này đã đề nghị với đội ngũ lãnh đạo cấp cao của công ty về việc ngừng gửi email nội bộ vào cuối tuần hay ngoài khoảng thời gian từ 7h-17h ngày thường. Cô cho rằng khi mọi người nghe thấy tiếng chuông báo email sau giờ làm, họ đều cảm thấy bị buộc phải kiểm tra hòm thư xem có gì quan trọng hay không. Việc ban hành chính sách này sẽ là một hành động tôn trọng thời gian nghỉ ngơi của các nhân viên trong công ty.

Hiện tại, Lura McBride và các nhân viên khác đôi khi vẫn phải làm thêm giờ. Tuy nhiên, nếu viết email cho ai đó, họ sẽ giữ lại và gửi nó vào sáng hôm sau, trừ trường hợp khẩn cấp.

Cô chia sẻ: “Ở cơ quan cũ của tôi, một số người luôn cảm thấy tự hào rằng mình đã làm việc chăm chỉ với bằng chứng là những email gửi lúc nửa đêm. Giờ đây, khi nghĩ lại, tôi thấy việc làm ấy thật đáng xấu hổ”.

Giải pháp thay thế

Hồi cuối năm ngoái, ngay khi nghe câu chuyện của Clare Burgeu, ông Lee Mallon - người sáng lập công ty tư vấn IT Rarely Impossible cũng đã quyết định áp dụng chính sách cấm email. Ông chia sẻ: “Tôi dùng điện thoại để kiểm tra thư điện tử khoảng 150 lần mỗi ngày. Việc nhận được quá nhiều email khiến tôi bị mất tập trung và cảm thấy phiền toái”.

Theo ông Mallon thì thách thức lớn nhất trong chính sách cấm sử dụng email là công ty phải tìm ra một chương trình khác có thể làm tốt nhiệm vụ phân công công việc và chia sẻ tài liệu. Trước đây, email được xem là “kho lữu trữ” và là phương tiện để tương tác với khách hàng. Tuy nhiên hiện nay, các nhân viên văn phòng có rất nhiều sự lựa chọn để giải quyết công việc. Để liên lạc nội bộ trong một văn phòng nhỏ, họ có thể trực tiếp gọi điện hoặc nhắn tin. Còn đối với việc chia sẻ thông tin và theo dõi dự án, họ sẽ sử dụng các chương trình như Skype, Dropbox hay Slack.

“Sự tương tác giữa đội ngũ nhân viên của tôi đã được cải thiện đáng kể”, ông Mallon cho biết. “Họ tiết kiệm được khoảng 20% thời gian làm việc so với trước đây bằng việc ngừng sử dụng email. Mọi vấn đề đều được giải quyết ngay lập tức”.

Bích Trâm



 

Xem nhiều

Đọc thêm

Việt Nam luôn coi trọng và dành ưu tiên cao cho việc củng cố, tăng cường quan hệ với Campuchia

Việt Nam luôn coi trọng và dành ưu tiên cao cho việc củng cố, tăng cường quan hệ với Campuchia

Chủ tịch Quốc hội khẳng định Đảng, Nhà nước Việt Nam luôn coi trọng và dành ưu tiên cao cho việc củng cố, tăng cường quan hệ Việt Nam-Campuchia.
Việt Nam-Malaysia: Thúc đẩy, phát huy hiệu quả tiềm năng hợp tác trong bối cảnh bước vào giai đoạn phát triển mới

Việt Nam-Malaysia: Thúc đẩy, phát huy hiệu quả tiềm năng hợp tác trong bối cảnh bước vào giai đoạn phát triển mới

Tổng Bí thư tiếp Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Phát triển Nông thôn, Chủ tịch đảng UMNO và các lãnh đạo cấp cao trong Liên minh cầm quyền tại Malaysia.
Phu nhân Tổng Bí thư Tô Lâm thăm Viện Tim quốc gia Malaysia

Phu nhân Tổng Bí thư Tô Lâm thăm Viện Tim quốc gia Malaysia

Phu nhân Ngô Phương Ly bày tỏ sự cảm phục, quý trọng tinh thần yêu nghề, hết lòng chăm sóc bảo vệ sức khỏe người dân của các y sĩ, ...
Thêm nhiều điều kiện đối với việc xét tuyển đại học bằng học bạ

Thêm nhiều điều kiện đối với việc xét tuyển đại học bằng học bạ

Dự thảo thông tư sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế tuyển sinh trình độ đại học, tuyển sinh trình độ cao đẳng ngành Giáo dục Mầm ...
Tổng Bí thư Tô Lâm thăm Tập đoàn dầu khí quốc gia Malaysia

Tổng Bí thư Tô Lâm thăm Tập đoàn dầu khí quốc gia Malaysia

Tổng Bí thư Tô Lâm đề nghị Petronas sớm xây dựng chiến lược, thúc đẩy đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam, tăng cường hợp tác trên lĩnh vực năng ...
Đợt trục xuất lớn nhất lịch sử nước Mỹ cận kề, lao động nhập cư phấp phỏng trước giờ G

Đợt trục xuất lớn nhất lịch sử nước Mỹ cận kề, lao động nhập cư phấp phỏng trước giờ G

Các ngành công nghiệp như nông nghiệp, giải trí và khách sạn...có thể là những ngành chịu tác động lớn nhất bởi lệnh trục xuất lao động nhập cư của ...
Kiến tạo lòng tin, thúc đẩy đối thoại

Kiến tạo lòng tin, thúc đẩy đối thoại

ADMM+ ngày càng thể hiện vai trò là nền tảng cho hợp tác trên thực tế và có ý nghĩa giữa ASEAN với các nước bên ngoài khu vực trong lĩnh vực an ninh.
Bước đi lịch sử tại Hội nghị thượng đỉnh G20

Bước đi lịch sử tại Hội nghị thượng đỉnh G20

Đánh thuế giới siêu giàu là một trong những chủ đề quan trọng tại Hội nghị thượng đỉnh Nhóm các nền kinh tế phát triển và mới nổi hàng đầu thế giới.
Thế giới sẽ thế nào khi ông Donald Trump trở lại Nhà Trắng

Thế giới sẽ thế nào khi ông Donald Trump trở lại Nhà Trắng

Trở lại Nhà Trắng một cách mạnh mẽ, áp đảo, Tổng thống đắc cử Donald Trump sẽ 'đối đãi' với thế giới như thế nào trong nhiệm kỳ 2.0 vẫn là câu hỏi bỏ ngỏ.
Tuần lễ cấp cao APEC 2024: Thúc đẩy nguyên tắc đa phương

Tuần lễ cấp cao APEC 2024: Thúc đẩy nguyên tắc đa phương

Không chỉ thúc đẩy hợp tác khu vực, Tuần lễ cấp cao APEC từ 10 đến 16/11 tại Peru còn là cơ hội để thúc đẩy các nguyên tắc đa phương.
Israel-Iran: Trả đũa trong tính toán

Israel-Iran: Trả đũa trong tính toán

Israel tiến hành tập kích đường không vào nhiều mục tiêu ở Iran. Đợt tấn công trả đũa của Israel có những điểm đáng chú ý và đặt ra nhiều vấn đề.
Phần Lan-Trung Quốc: Van giảm áp

Phần Lan-Trung Quốc: Van giảm áp

Không chỉ thúc đẩy quan hệ song phương, chuyến thăm Trung Quốc của Tổng thống Phần Lan còn góp phần ổn định quan hệ Trung Quốc EU...
Một Iran 'rất khác' sẽ khiến ông Trump phải đau đầu!

Một Iran 'rất khác' sẽ khiến ông Trump phải đau đầu!

Rất có thể chính sách 'gây áp lực tối đa' của Tổng thống đắc cử Donald Trump sẽ không còn tác dụng với Iran khi ở thời điểm hiện nay.
Ông Donald Trump 'tái xuất': Cục diện Nam bán cầu có đảo chiều?

Ông Donald Trump 'tái xuất': Cục diện Nam bán cầu có đảo chiều?

Sự trở lại của ông Donald Trump không chỉ đánh dấu bước ngoặt trong chính trị Mỹ mà còn hứa hẹn ảnh hưởng sâu rộng đến khu vực Nam bán cầu.
'Hạt hòa bình' gieo mầm ngoại giao nông sản Mỹ-Trung

'Hạt hòa bình' gieo mầm ngoại giao nông sản Mỹ-Trung

Nhóm các nhà nghiên cứu Mỹ và Trung Quốc đang tiến hành dự án 'hạt hòa bình' nhằm thúc đẩy cân bằng thương mại nông nghiệp giữa hai nước.
Xung đột Nga-Ukraine: Đoán ý đồ người kế nhiệm, Tổng thống Biden đi thêm nước cờ 'một mũi tên trúng hai đích'

Xung đột Nga-Ukraine: Đoán ý đồ người kế nhiệm, Tổng thống Biden đi thêm nước cờ 'một mũi tên trúng hai đích'

Mặc dù sắp mãn nhiệm nhưng Tổng thống Mỹ Joe Biden đã có một quyết định quan trọng liên quan đến xung đột Nga-Ukraine.
Cái 'gật đầu muộn mằn' của Tổng thống Biden với Ukraine: Thay đổi cục diện hay thêm dầu vào lửa?

Cái 'gật đầu muộn mằn' của Tổng thống Biden với Ukraine: Thay đổi cục diện hay thêm dầu vào lửa?

Tổng thống Joe Biden đã quyết định 'xé rào' vũ khí cho Ukraine. Tuy nhiên, những 'đòn giáng' không thể tạo ra bằng lời nói.
Ngoại giao đa phương của Việt Nam tạo tiếng vang trên truyền thông Mexico

Ngoại giao đa phương của Việt Nam tạo tiếng vang trên truyền thông Mexico

Truyền thông Mexico đề cao vị thế và sự tham gia, đóng góp hiệu quả của Việt Nam tại các diễn đàn đa phương gần đây như APEC, G20...
Phiên bản di động